lunes, 20 de octubre de 2014

Contabilidad electrónica: Servicios PAC

Por: Jesús M. Pastrán - ATEB

































A pocos meses de la entrada en operación del envío de la contabilidad electrónica, aún existen en el ambiente algunas dudas o interpretaciones sobre lo que se debe hacer para cumplir. En varios foros en los que hemos participado, persiste la idea de que deben realizarse cambios importantes en la contabilidad para poder crear los archivos requeridos por la autoridad tributaria. No es correcta esa percepción, debido a que la directriz que ha marcado el SAT en todos los foros es que se trata de un reporte adicional a los que se generan hoy SIN CAMBIAR la forma de llevar la contabilidad en la empresa.

En ese sentido, los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) contamos con los equipos técnicos requeridos para llevar a cabo las diferentes fases de implementación de la contabilidad electrónica, sin que obligadamente se tenga que actualizar el sistema contable.

Como primera fase, los PAC de AMEXIPAC contamos con todo el antecedente de las definiciones llevadas a cabo por la autoridad al ser un interlocutor que ha colaborado en la elaboración de los estándares, desde los esquemas utilizados en los XML, como en la conformación del catálogo de cuentas.

Eso nos permite entender el trabajo a realizar, que se pueden resumir en los siguientes pasos:

1.
Definir la correlación del catálogo de cuentas del contribuyente con el catálogo de cuentas agrupador del SAT. Esto se realiza una vez y se vuelve a revisar cuando se generan nuevas cuentas en la contabilidad del cliente. Somos expertos en llevar a cabo este tipo de referencias cruzadas debido a que hemos realizado esta actividad durante muchos años algenerar millones de comprobantes fiscales como facturas, recibos de nómina, cartas porte, entre muchos otros.

2.
Llevar a cabo la extracción de información del ERP o tomar la misma de los reportes o interfaces actuales. Del mismo modo, tenemos la experiencia de extracción y capacidad de integrar nuestras soluciones con varios sistemas de facturación y ahora estamos haciéndolo con sistemas contables.

3.
Realizar la conversión del formato del contribuyente al formato requerido por el SAT. Esto es algo natural para todos los PAC que hemos adquirido experiencia al generar miles y miles de interfaces de conversión para generar un solo formato estándar que es el CFDI, nuestra capacidad está ampliamente demostrada. Más aún, nuestra capacidad de enviar y recibir Comprobantes Fiscales Digitales de forma automática nos ha llevado en la mayoría de los casos a realizar inclusive las pólizas contables que se generan tanto en las cuentas por pagar y cuentas por cobrar, nóminas o pagos permitiendo el registro automático de los UUID, montos y RFC de cada movimiento. En varios casos se realiza la programación de reglas de negocio para realizar la búsqueda y conciliación de los CFDI por medio de los folios internos de los documentos, el número de proveedor, los montos y fechas, en fin, somos capaces de generar los archivos complementando la información faltante de pagos o movimientos. En el caso de que el sistema contable pueda generar una parte de la información, tenemos la habilidad de rellenar los “espacios en blanco” que dejan estos sistemas.

Con respecto a la facilidad de timbrar la contabilidad electrónica, hemos trabajado con el SAT para definir los esquemas que permitan el dar certeza a los contribuyentes y a la autoridad al evitar la repudiación de generación por parte del contribuyente y la repudiación de recepción de parte de la autoridad, además de permitir la entrega automática a través del PAC, con la ventaja de que el contribuyente cumpla la obligación al momento de timbrar los archivos, sin tener que lidiar con una entrega manual a través de un portal. Adicionalmente, al timbrar el documento, se evita el tener que entregar la FIEL a un colaborador, o peor aún, obligar al representante legal que tiene el resguardo de la firma electrónica de la empresa a esperar a que se lleve a cabo la transmisión de los archivos.

Por último y más importante, entendemos lo que se requiere para crear, asegurar, validar, transmitir y acusar de recibido un documento fiscal, ya que hemos realizado miles de millones de estos con una velocidad adecuada, dando opciones a cada contribuyente dependiendo de sus necesidades.

Los PAC de la asociación nos visualizamos como un tercero confiable que sirve de catalizador en la implementación de las iniciativas de la autoridad, al entender las necesidades del contribuyente y de la autoridad, explicando a ambos actores cuales son los retos en la implementación de las iniciativas, los beneficios y los tiempos, así como la factibilidad de las mismas.

Nuestra recomendación es habilitar el proceso a la brevedad y no dejar pasar mas tiempo y comenzar con la implementación de la contabilidad electrónica para estar listos antes del final del año, que es cuando se aumenta la carga de trabajo de los departamentos contables de los contribuyentes debido a los cierres anuales.

viernes, 17 de octubre de 2014

Presentación de contabilidad en medios electrónicos

Por: Francisco Macías Valadez
























Para la contabilidad organizada resulta uno de los temas más relevantes el de la presentación de la Contabilidad Electrónica.

Para 2014 con la entrada en vigor de la Reforma Fiscal se modificaron estos preceptos, con el fin de definir condiciones para que los contribuyentes cumplan con elementos mínimos y características específicas y uniformes, además de que la autoridad fiscal cuente con una contabilidad estructurada y así eliminar cargas administrativas al contribuyente.

1. Contabilidad en sistemas electrónicos

a. La contabilidad deberá llevarse en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contenga lo siguiente:

• Catálogo de cuentas
Deberá ser entregado a la autoridad con el código agrupador de cuentas del SAT, a más tardar en el mes de enero de 2015 para personas morales y 27 de febrero de 2015 para personas físicas.

• Balanza de comprobación
Deberá incluir los saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales, de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden.

Las personas morales deberán presentar en el mes de enero de 2015, las correspondi entes a los meses de julio a diciembre de 2014, al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel.

La balanza de comprobación al cierre del ejercicio 2014, las personas morales deberán presentarla a más tardar el 20 de abril de 2015.

Se entenderá como balanza de comprobación, aquella que se determine de acuerdo con el marco contable que aplique ordinariamente el contribuyente en la preparación de su información financiera, entre otras, las Normas de Información Financiera (NIF), las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS), los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Estados Unidos (USGAAP).

• Información de las pólizas generadas
Esta información deberá incluir el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación; asimismo, debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero, deberá incluirse el RFC de éste, conforme al anexo 24, apartado D. En caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar, relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.

b. Documentación e información que integran la contabilidad y forma de presentar los asientos y registros contables.

Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad estarán a lo siguiente:

• Los papeles de trabajo
Relativos al cálculo de la deducción de inversiones, relacionándola con la documentación comprobatoria que permita identificar la fecha de adquisición del bien, su descripción, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual, son parte de la contabilidad.

• El registro
De los asientos contables establecido se podrá efectuar dentro del mes siguiente a la fecha en que se realicen las actividades respectivas.

• La forma de pago
En caso de no contar con la información que permita identificar el medio de pago, se podrá incorporar en los registros, la expresión “NA”.

2. Devoluciones y compensaciones de impuestos y las facultades de comprobación del SAT

Las solicitudes o trámites de devoluciones y compensaciones de impuestos y cuando las autoridades ejerzan sus facultades de comprobación, solicitarán la información contable de las pólizas sólo y respecto de la información generada a partir del periodo o ejercicio 2015.

Comentarios
Esta forma de reportar al SAT representa un reto para las empresas por lo que resulta indispensable tener la información y documentación electrónica en tiempo y forma; además, de la participación de los contadores y de las empresas autorizadas por el SAT para verificar y emitir comprobantes fiscales por los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC), como coadyuvantes en su cumplimiento.

martes, 14 de octubre de 2014

Novedades PAC: Actualidad operativa, novedades tecnológicas

Por: Greg Werner - REACHCORE






















Los Prestadores Autorizados de Certificación (PAC) del SAT recientemente tuvieron que renovar su certificación con nuevas reglas definidas por el SAT. Éstas fueron diseñadas para reducir riesgos para el contribuyente.

Dentro de las nuevas reglas que publicó el SAT se incluyeron requisitos para que el PAC contara con una fianza de 10 millones de pesos y que el capital social fuera de 10 millones de pesos. La evidencia de que el PAC cumple con estos nuevos requisitos se tuvo que haber mandado entre el 1ro de agosto y el 31 de agosto del 2014, y en el caso de los PACs que cumplieron con estos requisitos, el SAT otorgó una notificación de renovación hasta diciembre del 2016.

Es importante que los contribuyentes acudan con su PAC o con los PACs con el cual trabaja su integrador para validar que el PAC cumple con la renovación vigente. Para aquellos PACs que no pudieron cumplir con su renovación con los nuevos requisitos publicados por el SAT durante el mes de agosto, tendrán hasta finales del año para renovar su certificación pero no tendrán la opción de renovar su certificación con la opción ‘exprés’, es decir, tendrán que renovar su certificación como si fueran un PAC nuevo del mercado.

Aprovechen esta solicitud sobre la renovación de la certificación para también obtener información sobre qué servicios de valor agregado ofrece el PAC. Muchos tenemos servicios que van más allá del Timbre Fiscal Digital para simplificar la operación de su negocio y para reducir gastos de operación.

No solamente estará cumpliendo cabalmente con los requisitos del SAT sino también estará implementando mejores prácticas para que sea más competitivo en su mercado.


Contabilidad Electrónica para empresas

Por: SAT








































¿Cómo funciona la contabilidad electrónica?

1. Catálogo de cuentas
No todas las empresas son iguales, por eso deben de dar a conocer al SAT qué registros contables tienen. Primero, entregarán su catálogo de cuentas para conocer qué campos de información contable llenan cotidianamente para que el SAT pueda verificar su información adecuadamente.

Entrega: Una sola ocasión en el primer envío de información y cada vez que se modifique.

2. Balanza de comprobación
Una vez que entregas tu catálogo de cuentas, cada mes las empresas deben de dar a conocer los saldos de sus registros contables.

Entrega: Una vez cada mes.

3. Información de pólizas
En caso de que el SAT necesite ejercer sus facultades de comprobación con una empresa, le solicitará el envío electrónico de sus pólizas. Esto sucede cuando se necesita verificar la información contable, cuando se soliciten devoluciones o compensaciones de los saldos a favor de los impuestos, por ejemplo.

Entrega: Anteriormente, esta información se solicitaba en papel, y se tenían que entregar documentos - físicos de toda la contabilidad de una empresa. Ahora, todo será más fácil y más rápido, ya que se podrá entregar por internet en un solo archivo XML.

¿Cómo se entrega la contabilidad electrónica?
Es muy sencillo, todo será por internet a través del Buzón Tributario en el Portal de internet del SAT.

En un primer envío debes entregar el catálogo de cuentas. De manera mensual, la balanza de comprobación.

La contabilidad electrónica te permite:
  • Estar al corriente ante la autoridad fiscal.
  • Menos revisiones presenciales de la autoridad.
  • Mantener tus cuentas con una mejor administración.
  • Dejar de acumular tu información contable en archivos de papel de alto costo de producción y mantenimiento.
Con la contabilidad electrónica, tu cumples más fácil, y más rápido.

jueves, 9 de octubre de 2014

Contabilidad en la nube: ¿Quién administra mi información?

Por: Jorge Lopéz Chapa - AMEXIPAC



El cumplimiento de las nuevas normativas del SAT representa actualmente un reto, tanto para los contribuyentes como para los Proveedores Autorizados de Certificación, dada la evolución de la tributación digital en México, y los cambios que de ella se derivan en la Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014.

Es importante recordar que para que el SAT otorgue una certificación de PAC, es necesario cumplir con estrictos requisitos en materia de infraestructura tecnológica, mientras se garantiza la integridad, confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información - para la tranquilidad de todos sus usuarios - así como su disponibilidad ante un requerimiento de la autoridad.

La figura del PAC como vehículo para facilitar el cumplimiento fiscal es estratégica para las empresas y contribuyentes en general, ya que a través de sus servicios generan, validan y entregan en tiempo y forma su documentos fiscales a la autoridad hacendaria, y ahora algunos de estos proveedores complementarán su portafolio de productos y servicios con la generación de la contabilidad electrónica de acuerdo a la nueva normativa del SAT publicada en julio del presente año, para lo cual, éstos proveerán las soluciones de tecnología que convierten a formato XML (Extensible Markup Language) la información del catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y los datos de las pólizas generadas, para su entrega mensual al SAT a través del Buzón Tributario, cumpliendo lo establecido en dicha normativa. 

Dependiendo del tipo de servicio, algunos PACs también ofrecerán el resguardo de la información contable hasta por un año, conforme a la duración de un ejercicio fiscal completo, o incluso más.

El nivel de sensibilidad de la información contenida en la contabilidad electrónica es crítico, dada su naturaleza, pues refleja a detalle las operaciones, movimientos y finanzas de las personas morales y físicas, por lo que éstos deben considerar seriamente algunas cuestiones fundamentales antes de decidir por cuál medio cumplirán esta obligación, e implementar los cambios necesarios en sus sistemas contables.

A partir de enero 2015, más de 5 millones de contribuyentes tendrán que definir la manera de convertir una gran cantidad de documentos e información contable al formato XML y entregarla
electrónicamente al SAT de forma mensual (entre los días 25 y 27 de cada mes, personas morales y físicas respectivamente) y, dado que es de observancia obligatoria, existe el riesgo de que el contribuyente no lo suba a tiempo, que la información no venga agrupada correctamente y que no sea
aceptada y reconocida como válida. Sin embargo, si el mismo PAC entrega esta información al SAT, además de garantizar la adecuada generación de los XMLs, obtiene por parte de este último un acuse de recibo, y eso es suficiente para que se considere cumplida la obligación por parte del contribuyente. 

Si bien esto último no está estipulado en la ley, en AMEXIPAC lo vemos indispensable y buscamos
convertirlo en realidad para crear un beneficio tangible par nuestros clientes.

Los PACs que conformamos AMEXIPAC estamos en condiciones de ofrecer servicios altamente confiables, con el respaldo de infraestructura tecnológica y una operación con altos estándares de calidad, que satisfacen incluso los requisitos del mercado bancario para el tratamiento de datos, de tal forma que algunos proveedores de certificación están dispuestos a ser auditados por sus propios clientes, para así comprobar su fiabilidad y generar la confianza necesaria para establecer una relación contractual.

La información contable de su empresa debe ser tratada y administrada para su entrega al SAT por expertos que le garanticen, entre otras cosas, el cumplimiento de las normativas fiscales, pero sobretodo, su tranquilidad.

martes, 7 de octubre de 2014

Contabilidad Digital VS. Contabilidad Tradicional

Por: CARVAJAL


La contabilidad no es cosa del pasado, sólo tenemos una contabilidad mejorada.

Durante los procesos de evolución siempre existe cierta resistencia al cambio y la evolución de la contabilidad en papel a la electrónica no es la excepción.El objetivo de la contabilidad de concentrar la información de ingresos y egresos a fin de ayudar en la administración del negocio y a tomar buenas decisiones no ha cambiado.

En México la declaración de la contabilidad para pagar o para resultar exentos del pago de impuestos es una obligación fiscal.

Tenemos que asumir que la contabilidad electrónica sólo es el resultado del proceso evolutivo, de mejora y progreso de la contabilidad convencional y que la forma de llevar esta no aumenta la obligación de “declarar ante hacienda” y mucho menos, repercute de forma negativa en el pago de impuestos. Lo que estamos haciendo es mejorar la forma de concentrar, registrar, ordenar y conservar la información sin perder el objetivo primordial de sustentar nuestro crecimiento financiero, tomar decisiones oportunas y por supuesto, de cumplir con la ley en la forma de hacer nuestra declaración de impuestos.

En México, como en otros países desarrollados, la contabilidad electrónica ha contribuido a la administración de los recursos de las empresas y a la formalidad de la actividad económica beneficiando -ante todo- a las personas involucradas y sujetas del proceso contable.

¿Por qué hablamos de la evolución de la contabilidad?
Hasta enero de 2014, todavía muchas personas morales, personas morales con fines no lucrativos y personas físicas iniciaban el “proceso contable convencional” con la emisión de un comprobante fiscal (recibo de honorarios, recibo de ingresos o factura) con validez oficial del SAT, junto con el registro de los gastos efectuados para su operación (pago a proveedores, servicios, nómina, bonos, aguinaldos). Esto se hacía de manera manual, incluía ecuaciones realizadas con calculadora sobre las famosas hojas verdes para registrar la información en libros que aún hoy, por ley muchos conservan en espacios físicos de su negocio para tener un orden y consultarlos en caso necesario.

Los contadores, en muchos casos despachos dedicados, responsables de llevar la contabilidad incluían en sus servicios profesionales toda la papelería, carpetas, archiveros, copias y hasta el almacenamiento necesario para que el contribuyente solamente tuviera y presentara su declaración de impuestos con la seguridad de que su información estaría resguardada y que no sería alterada. Las personas, negocios y empresas realizaban tickets, notas, facturas o recibos de honorarios a mano o impresos para comprobar y cobrar conservando una copia en sus registros contables.

A partir de 2014, tras diez años de avances en el diseño de plataformas tecnológicas, formatos y procesos para que todos los contribuyentes puedan emitir comprobantes fiscales digitales a través del uso de sistemas y medios provistos por los PACs - Proveedores Autorizados de Certificación de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet, existen también muchos programas gratuitos y/o comerciales accesibles para realizar la contabilidad electrónica con beneficios que marcan la evolución de la contabilidad tradicional ya que además facilitan los procesos administrativos y de negocio.

Entre las ventajas de la evolución a contabilidad electrónica destacan la concentración, resguardo y disponibilidad inmediata de toda la información contable por medio de sistemas electrónicos en una PC-Servidor o Nube independiente de la facilidad para facturar y conciliar la contabilidad mensual.

La contabilidad electrónica fortalece el proceso contable y ayuda a los contribuyentes a estar al día con las regulaciones fiscales además de resguardar y tener disponible el 100 por ciento de su información.