Nueva Factura CFDI versión 3.3: Se acabó la fiesta

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Por: Jesús Pastrán - ATEB

Y así lo veo en realidad, no más facturas que no cuadran, no más tipos de moneda con diversas acepciones (USD, US dollar, dólares americanos, dólares, etc). No más sumas, restas y quebraderos de cabeza para encontrar qué facturas nos pagaron o cuáles se acreditó el proveedor con nuestro pago, no más Registros Federales de Contribuyentes (RFC) inexistentes, los fantasmas ya no podrán comprar bienes ni cobrar nóminas, no más facturas con conceptos sin valor, en fin; con la llegada de la nueva factura electrónica versión 3.3, se reduce el espacio para errores.  

Afortunadamente para todos, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) atendió las diversas voces que solicitaban tiempo adicional para llevar a cabo los cambios en procesos y adecuaciones que conlleva la nueva factura electrónica y los documentos que la acompañan.

El pasado 12 de mayo, el SAT publicó que se dará la facilidad de que la versión 3.2 conviva con la nueva versión 3.3 hasta el 30 de noviembre del 2017. Igualmente se publicó que el uso del complemento para recepción de pagos es opcional hasta esa fecha.

Resulta de mucha ayuda el proceso de convivencia, ya que si bien todos los contribuyentes pueden optar por generar los documentos en la nueva versión, es también claro que no todos los procesos estarán listos para recibir y procesar los nuevos documentos en todos los sistemas de cuentas por cobrar y por pagar, dados los cambios en datos y en procesos que requiere esta nueva versión.

Veamos los cambios más importantes que tiene la nueva versión:

• Lo primordial desde mi punto de vista es que se agregaron REGLAS DE VALIDACION, aritméticas, de congruencia y condicionales, las cuales serán aplicadas por el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) ANTES de entregar el timbre. Estas reglas aseguran la congruencia y la limpieza en la información que recibirá el SAT, lo cual es algo que ayudará enormemente a acelerar el paso de las transacciones entre diferentes participantes del modelo, ya que los errores de cuadre, de catálogos y de datos maestros, pueden ser descubiertos con antelación a la entrega de la factura, lo cual reducirá las validaciones que se hacen el día de hoy. Si la factura no cuadra, simplemente no se puede emitir. Si el RFC del contribuyente receptor no existe en el catálogo del SAT, tampoco. Hay muchas validaciones adicionales que se realizan sobre la información, con lo cual la información será más precisa.
• Se crean dos nuevos tipos de documento (Nómina y Pago) y se manejan limites superiores en el monto de casi todos los comprobantes, de acuerdo a la siguiente tabla:

Los valores máximos representados en pesos en la tabla, pueden ser modificados por el contribuyente a través de su buzón tributario, en caso de que se rebasen los mismos, se deberá solicitar por medio de un proceso, NO AUTOMÁTICO, una clave de confirmación al PAC, la cual corrobore que los datos proporcionados no son derivados de un error. La clave de confirmación también se debe solicitar para el atributo tipo de cambio, si se rebasa un límite superior o inferior de variación definido en un catálogo de monedas del mismo estándar.

• Se eliminan los atributos de dirección. Lo anterior por lo menos será un reto para el manejo de los reportes impresos de factura, además de que hay algunos contribuyentes que usaban esta información para alimentar bases de datos de consumo frecuente o de localización geográfica de clientes actuales y potenciales. Lo que se debe hacer en estos casos es definir de dónde se obtendrán estos datos ahora, o si el definir una adenda que los contenga es suficiente. Se requieren cambios en los reportes si es que la información ya no aparecerá para prevenir espacios en blanco o letreros vacíos.
• Se eliminan los atributos actuales relacionados con pagos en parcialidades (folio fiscal original y todos los relacionados) debido a que se provocaban confusiones en su uso y daba lugar a errores en los contribuyentes y la autoridad, al existir la posibilidad de duplicar, de forma errónea, los ingresos relacionados con un pago en parcialidades. Se sustituye este manejo por el nuevo complemento de recepción de pagos con el cual el manejo es mucho más claro para todos.
• El requisito de la cuenta de pago desaparece del documento estándar, pero se requiere más detalle en el caso de las operaciones pagadas en parcialidades o en aquellas que son pagadas con posterioridad a la emisión del comprobante CFDI, la información adicional forma parte del nuevo comprobante de Pago. Este nuevo documento es el que representa, desde mi punto de vista, el mayor reto pero también, el mayor beneficio para las áreas de cuentas por pagar y por cobrar. Hoy en día es casi siempre un proceso tortuoso la conciliación de lo pagado por el cliente contra los documentos que debe. Se hace en muchísimas industrias de forma casi artesanal el proceso de revisión y asignación de los depósitos contra los documentos por cobrar en las empresas. Sumas y restas, aplicación manual de notas de crédito, descuentos no notificados, devoluciones, en fin, un sinnúmero de variantes que hacen que el proceso se lleve mucho tiempo y recursos. Con esta nueva disposición, se tiene la oportunidad magnífica de hacer automático el proceso, simplemente con proporcionar por parte del PAGADOR, la información de lo que está pagando (fecha, monto, facturas al menos) y con eso, asegurar que el proveedor genere de forma correcta y AUTOMÁTICAMENTE, el documento de recepción de pagos. De no hacerse de esta forma, se corre el riesgo de que el trabajo manual se multiplique en ambos lados (cliente/proveedor). Algún contribuyente me comentó “Y yo porque le voy a hacer fácil la vida al proveedor? Porque le voy a hacer su chamba?”. Yo respondí que porque de lo contrario, la probabilidad de que le entregaran documentos de pago erróneos aumentaba y eso provocaría a su vez, más revisiones de ambos lados. Con eso fue suficiente para que se convenciera de mandar la información que, de cualquier forma, solo el PAGADOR tiene.
• Las adiciones más relevantes en cuanto a atributos se dan en el nivel de conceptos, en los cuales se agregaron varios datos. Primero el dato de ClaveProdServ, el cual debe ser relacionado en TODOS los conceptos de los CFDI, de forma obligatoria y están contenidos en un catálogo que tiene más de 50,000 entradas, sin embargo, están clasificados de la siguiente manera: los primeros dos dígitos son para la división, los dos dígitos siguientes son para el grupo, los siguientes dos para la clase y por último los dos del final para la subclase si es que existe. Lo que resalta es que en caso de algunos productos se deben verificar las columnas relacionadas con cada producto para la fecha de vigencia de la entrada, el manejo de impuestos y en algunos casos, inclusive la necesidad de un complemento fiscal específico para cierto tipo de productos o servicios.
• El manejo de los descuentos e impuestos es a nivel de cada partida y deben cuadrar perfectamente con los totales. Los totales de impuestos y descuentos no pueden existir a menos que exista su contraparte en los nodos de Concepto correspondientes.  Esto permite ahora si desglosar a detalle cada descuento y cada impuesto por cada producto.
• Los pedimentos aduanales serán validados de acuerdo a los catálogos proporcionados por el SAT, así que ahora si no se permitirá la captura de información de pedimentos inexistentes cuando se trate de ventas de primera mano.
• Un punto igualmente importante que se documenta y regula, de ahora en delante, de forma explícita es el de los anticipos; en los cuales la autoridad nos da tres opciones posibles dependiendo del escenario:

a)       Facturación aplicando anticipo con remanente de la contraprestación.

b)      Facturación aplicando anticipo como pago en parcialidades.

c)       Facturación aplicando anticipo con CFDI de egreso.

Para dar todo el detalle de los cambios que traerá consigo el nuevo anexo 20 se necesita más que un artículo, sin embargo se pueden acercar con su PAC y seguramente les apoyará a resolver las dudas adicionales, pero para concluir solo les recomiendo que comiencen a trabajar en la migración, YA. Es un cambio que afectará para bien, pero que requerirá el esfuerzo y coordinación de las áreas de finanzas, fiscal, de sistemas, el proveedor de aplicaciones, el PAC y el SAT para lograr el resultado definido por la autoridad. El momento de actualizarse llegó, no hay mañana. “Se acabó la fiesta”.

New E-invoice: CFDI version 3.3. the party is over


Por: Jesús Pastrán - ATEB

And this is how I really see it; no more invoices that do not balance, no more currency types with different names (USD, US dollar, American dollars, dollars, etc). No more sums, subtractions and worrying about finding which invoices have been paid or which the supplier confirmed with our payment, no more nonexistent Federal Taxpayers' Registry (RFC), ghosts will no longer be able to purchase property or collect a pay slip, no more invoices with concepts without value, all in all; with the implementation of the new einvoice version 3.3, the room for mistakes is smaller.  

Fortunately for everybody, the Mexican Tax Authority (SAT) paid attention to various voices that were requesting additional time to carry out changes in processes and adaptations as a result of the new e-invoice and the documents accompanying it.

On May 12 of this year, the Mexican Tax Authority published that the version 3.2 will be able to run at the same time as the new version 3.3 until November 30, 2017. It also published that the use of the payment receipt supplement is optional until this date

The two versions running at the same time is very helpful, because while all taxpayers may opt to generate the documents in the new version, it is also clear that not all processes will be ready to receive and process the new documents in all systems of accounts receivable and payable, due to the changes in data and in processes that require this new version.

Let's look at the most important changes of the new version:

• The most essential aspect, in my opinion, is that arithmetic, and conditional VALIDATION RULES and those of congruence were added, which will be applied by the Authorized Certification Service Provider (PAC) BEFORE the stamp is delivered. These rules ensure congruence and order in the information the Mexican Tax Authority will receive, which will be of enormous help in speeding up the pace of the transactions between different participants of the model, since errors in the balance, catalogs and master data may be discovered prior to the delivery of the invoice, which will reduce the validations made to date. If the invoice does not add up, it simply cannot be issued. The same applies if the Federal Taxpayers' Registry (RFC) of the recipient taxpayer does not exist in the catalog of the Mexican Tax Authority. There are many additional validations made on the information, which cause the information to be more accurate.
• Two new types of document (Payroll and Payment) are created and higher limits in the amount of almost all certificates are implemented, according to the following table

The maximum amounts indicated in pesos in the table may be modified by taxpayers through their digital tax inbox, in the event they surpass the amounts, they must request through a NON-AUTOMATIC process a confirmation code from PAC, which verifies that the data provided are not the result of an error. The confirmation code must also be requested for the exchange rate attribute, if a higher or lower limit of variation is surpassed, as defined in the currency catalog of the same standard.span>

• The address attributes are eliminated. The foregoing will pose a challenge at least at the moment of handling printed invoice reports, in addition to the fact that some taxpayers used this information to feed databases of frequent consumption or of geographic location of current or potential customers. What must be done in these cases is define from where these data will be obtained from now on, or if defining an addenda that will contain them is sufficient. Changes must be made to the reports if the information will no longer appear to avoid blank spaces or empty notices.
• Current attributes related to payments in installments are eliminated (original tax folio and all related folios) since they caused confusion in their use and gave rise to errors caused by taxpayers and the authority, due to the possibility of duplicating, erroneously, the revenue related to payments in installments. This approach is replaced by the new payment receipt supplement, which makes the use a lot clearer for everybody.
• The requirement for the payment account disappears from the standard document, but further details are required in case of transactions paid in installments or in the case of those paid after the issuance of the CFDI receipt, the new information forms part of the new Payment receipt. This new document poses, in my opinion, the greatest challenge, but also the greatest benefit for the areas of accounts payable and receivable. Nowadays, the reconciliation of the amount paid by the customer against the documents owed is almost always a tortuous process. In a lot of industries the process of reviewing and allocating the documents against the documents to collect in companies is carried out almost in a manual manner. Sums and subtractions, manual application of credit notes, non-notified discounts, refunds, all in all, an unlimited number of variations that cause the process to be time consuming and costly. This new process provides the magnificent opportunity of making the process automatic, simply when the PAYERS provide the information of what they are paying (at least date, amount, invoices) and in this way, it is ensured that the supplier generates the payment receipt document in a correct and AUTOMATIC manner. When not proceeding in this manner, there is the risk that manual labor accumulates on both parts (customer/supplier). A taxpayer asked me: "Why do I have to make live easy for the supplier? Why should I do his job?" I answered that because otherwise, the chances that the supplier would deliver erroneous payment documents would increase and this would in turn result in reviews on both parts. This was enough to convince the person to send the information that, in any case, only the PAYER has.
• The most relevant additions regarding the attributes become evident at the level of concepts, where several data were added. First the data of ClaveProdServ, which must be related in ALL concepts of the CFDI, in a mandatory manner and are contained in a catalog that has more than 50,000 entries, however, they are classified as follows: the first two digits are for the division, the following two digits are for the group, the following two for the class and finally the last two are for the subclass, when applicable. What stands out is that in the case of some products the columns related to each product must be verified in respect to the validity date of the entry, the management of taxes and in some cases, there is also the need for a specific tax supplement for certain types of products or services.
• The processing of the discounts and taxes is at the level of each entry and shall coincide perfectly with the totals. Tax and discount totals may not exist unless there is a counterpart in the nodes of the corresponding Concept. This allows to itemize each discount and each tax for each product in detail.
• Customs declarations will be validated according to the catalogs provided by the Mexican Tax Authority, which means that the capture of information of non-existent declarations will no longer be allowed in the case of direct sales.
• An equally important aspect that will be documented and regulated from now on explicitly is the issue of advance payments; for which the authority provides us with three options depending on the scenario:

a)       Invoicing applying the advance payment with the surplus of the consideration

b)      Invoicing applying the advance payment as payment in installments.

c)       Invoicing applying the advance payment with expenditure CFDI.

To provide all details of the changes that the new annex 20 entails, more than one article is necessary, however, you can contact your PAC, who surely will assist you in solving additional questions. By way of conclusion, I would recommend to start working on the migration AS OF NOW. It is a change that will have positive impacts, but will require efforts and coordination by the finance, tax and system departments, the app supplier, the PAC and the Mexican Tax Authority to achieve the result defined by the authority. The moment for the update has come, there is no tomorrow. “SThe party is over”.