¿Sabías que el CFDI de pagos llegó para quedarse y tu operación debe ajustarse?

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Isis Weil - MásNegocio

Como parte de la modernización de los servicios del SAT, la siguiente prioridad después de la implementación de la versión 3.3 del CFDI es identificar los pagos de las facturas ya que con ello permitirán declaraciones mensuales pre-llenadas, hacer más precisa y eficiente la auditoría electrónica, mejorar los tiempos para una autorización rápida de devoluciones y hacer un control de obligaciones más preciso y pertinente.



Es por ello que, aunque hubo una prórroga para su implementación obligatoria hasta el 31 de agosto del presente año, el CFDI de pagos llegó para quedarse!!!. 

Seguramente lo primero que te estarás preguntando es ¿Cómo afecta esto en mi operación normal? ó ¿Cómo lo implemento?. Antes de ayudarte con estas dudas veamos de qué se trata el llamado “CFDI de Pagos” 

¿Qué es?
También nombrado como recibo electrónico de pagos, complemento para pagos ó Complemento para recepción de pagos, es una Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), que deberá emitir la empresa que recibe el pago, al cual se le incorpora información adicional específica sobre los pagos recibidos que se asocian a una factura emitida previamente. ¿En qué caso debe emitirse? Cuando la factura no se paguen en una sola exhibición (pago en parcialidades) ó si se paga después de expedirla (pago diferido) 

Beneficios

• Evita cancelaciones de facturas que ya han sido pagadas 
• Evita Duplicidad de pagos 
• Facilita la conciliación de las facturas contra pagos ya que: 
1) Determina el momento del pago de las facturas y 
2) Detalla la cantidad que se paga e identifica la factura que se liquida. 


• Evita Discrepancia fiscal entre lo declarado y lo facturado 
• Evita una opinión de cumplimiento negativa.
• Cumplimiento con las reglamentaciones vigentes 
• Identificación del momento de causación del ingreso para efecto de ISR y acreditamiento del IVA.

Ahora sí….¿Cómo lo implemento? 
Lo primero que deberás considerar ya sea que emitas o recibas el pago, es que no se podrá acreditar o deducir la operación fiscalmente hasta que no cuentes con la triada: 

CFDI de factura-pago-CFDI de pago

Por lo tanto, además de prepararte para emitir y recibir este nuevo tipo de CFDI, lo cual seguramente tu proveedor de factura electrónica actual podrá hacer, deberás considerar la nueva información que deberás registrar tal como se muestra en el siguiente diagrama: Como puedes observar el cambio más relevante se encuentra en el “registro” de éste Nuevo CFDI para lo cual te recomendamos: 

I. Identificar y monitorear cuándo generar ó recibir el CFDI de Pago. Si tienes facturas que se paguen de manera diferida o en parcialidades, tienes hasta el décimo día natural del mes siguiente en el que se recibió el pago y de ninguna manera podrás emitirlo antes del pago. Debido a que podrás incurrir en infracciones y generar multas si no cumples con los tiempos limites mencionados, te recomendamos que cada que se tenga conocimiento de un pago se genere de manera inmediata el CFDI de pago para evitar “olvidos” o implementar controles tecnológicos que representen una inversión adicional. 

II. Acordar los criterios de asignación. Es importante que entre ambas partes acuerden, antes o en el momento del pago, las facturas a las cuales se aplicará dicho pago. La autoridad define que los criterios de asignación se deberán aplicar en el siguiente orden: 

1. Si existe disposición jurídica expresa de orden público que lo establezca, se respetará dicha disposición. 
2. Acuerdo expreso establecido por las partes involucradas .
3. Si no hay acuerdo expreso, el pagador podrá indicar al receptor del pago a los que aplicará dicho pago y el monto que corresponde a cada comprobante, contando para ello con los 5 días naturales inmediatos siguientes a aquel en el que se realizó el pago. 
4. En caso de que el pagador no indique al receptor del pago el o los CFDI de Ingreso a los que se aplicará el mismo, el receptor del pago lo aplicará al o los CFDI de Ingresos pendientes de pago más antiguos 

III. Registrar detalle del pago. Se debe identificar, registrar e incluir los detalles para posteriormente poder incluirlos en el CFDI de pago tales como: 

a. Fecha del pago: si la contraprestación fue recibida por medio de un cheque, se debe registrar la fecha en la que se recibe dicho instrumento financiero; sin importar que el depósito se acredite después 
b. Forma del Pago 
c. Monto 
d. Moneda y tipo de cambio en caso de pagos que no sean en moneda Mexicana En caso de pagos diferentes a efectivo deberás registrar: 
e. Numero de operación: número de cheque, número de autorización, número de referencia, clave de rastreo en caso de ser SPEI, línea de captura o algún número de referencia o identificación análogo que permita identificar la operación correspondiente al pago efectuado. 
f. Datos de la cuenta emisora: RFC y nombre de la entidad emisora de la cuenta origen, es decir, la operadora, el banco, la institución financiera, emisor de monedero electrónico, etc.; así como número de cuenta. 
g. Datos del beneficiario: RFC y nombre de la entidad emisora de la cuenta destino, es decir, la operadora, el banco, la institución financiera, emisor de monedero electrónico, etc. ; así como número de cuenta. 
h. Datos SPEI: En caso de ser pago interbancario deberá incluirse la referencia, certificado y sello de pago. 

IV. Considerar las siguientes reglas para cancelación: 

1. CFDI de Factura: Cuando ya se cuente con al menos un CFDI de Pago asociado, no podrá cancelarse y las correcciones deberán llevarse a cabo mediante CFDI de Egresos. 
2. CFDI de Pago: 
a. Cuando sea incorrecto algún dato del emisor o receptor, podrá ser cancelado siempre que se sustituya por otro con los datos correctos  
b. Cuando no debió emitirse ya que la contraprestación se había pagado totalmente, al cancelarse el mismo deberá ser sustituido por otro con un importe de un peso. 

V. Definir en dónde llevar el registro.  Nuestra recomendación como expertos en ERPs por más de 17 años, es que el registro de la información, tiempos y relación de la triada CFDI de factura – Pago – CFDI de Pagos se haga en dicho Sistema administrativo para un control centralizado que facilite posibles auditorias.  Sin embargo, también es factible llevar dicho control en un sistema satelital dentro de tu sistema de facturación electrónica actual siempre y cuando exista relación entre éste y tu ERP, que le permita a tu empresa llevar la trazabilidad entre los documentos y registros contables para reportar a la autoridad a través de los mecanismos definidos tales como la contabilidad electrónica u otros que puedan existir en un futuro. 

La decisión de llevar el registro en el ERP (lo que conlleva contratación de consultores para modificarlo e incluir los nuevos campos) o en un sistema satelital (que conlleva en el mejor de los casos consultoría para interfaces que permitan el intercambio de los nuevos datos entre sistemas) dependerá de las condiciones de cada empresa así como de un análisis costo beneficio a mediano y largo plazo, busca asesoría de los expertos o tu consultor tecnológico y fiscal de confianza para buscar la solución que más te convenga y … a disfrutar de los beneficios del CFDI de Pago!!

Did you know that payments CFDI arrived to stay and your operation need to be adjusted?

By: Isis Weil - MásNegocio

As part of SAT’s modernization of services, the next priority after implementation of CFDI’s version 3.3 is to identify payment of invoices. The same will allow monthly pre-filled in tax returns, making the electronic audit more precise and efficient, improve timing for a quick reimbursement authorization and to make an obligations’ control more precise and appropriate.



Therefore, even though there was an extension for its mandatory implementation until August 31 this year, payments’ CFDI has arrived to stay!!! 

It is very likely that your first questions are, how does this affect my normal operation? or how do I implement it?. Before helping you with these doubts, let’s see what “Payments’ CFDI” is about. 

What is it?
Also named as electronic payment receipt, payment supplement or payment receipt supplement, it is an Internet Digital Tax Receipt (CFDI) that must be issued by the company that receives the payment, to which specific additional information with regards to the payments received related to a previously issued invoice is included. In which cases must be issued? When the invoice is not paid in one installment (payment in installments) or if it is paid after it has been issued (deferred payment). 

Benefits

• Avoids cancellation of invoices that have already been paid 
• Avoids payment duplicitys 
• Facilitates conciliation of invoices against payments, because: 
1) Determines the moment of payment of the invoices and 
2) Details the amount that is being paid and identifies the invoice being liquidated. 


• Avoids tax discrepancies among the declared and the invoiced 
• Avoids a negative compliance opinion.
• Compliance with the current regulations 
• Identification of the moment in which the income is caused for ISR purposes and offset of IVA (VAT).

Now... How do I implement it? 
The first thing you must consider, either you issue or receive payment, is that the transaction cannot be fiscally offset or deducted until you have the triad: 

Invoice CFDI – payment - payment CFDI.o

Therefore, in addition to preparing yourself to issue and receive this new type of CFDI, which most likely your current electronic invoice provider is able to do, you must consider the new information you have to record as it is shown in the following diagram: As you may observe, the most relevant change is found the “record” of this new CFDI, for which we recommend: 

I. Identify and monitor when to generate or receive a Payment CFDI. If you have invoices that are paid in a differed manner or in installments, you have until the tenth natural day of the month following the month in which the payment was received and you may not issue it before the payment in any manner whatsoever. Due to the fact that you may incur in infringements and give rise to penalties if you do not comply with the aforementioned timing, we recommend that every time you have knowledge of a payment, a payment CFDI is immediately generated to avoid “oversights” or to implement technological controls that represent an additional investment. 

II. Agree on allotment criteria. It is important that among both parties is agreed, before or at the time of payment, the invoices to which such payment will be applied. The authority defines that the allocation criteria must be applied in the following order: 

1. If an express legal provision of public order provides it, such provision will be respected. 
2. Express agreement set forth by the parties involved.
3. If there is no express agreement, the payer may indicate the payment recipient to which it will apply such payment and the amount that corresponds to each receipt, having 5 natural days immediately following the day in which the payment was made. 
4. In case the payer does not instruct the payment recipient the income CFDI(s) to which the same will be applied, the payment recipient will apply it to the oldest pending income CFDI(s). 

III. Record payment detail. Details must be identified, recorded and included to be able to subsequently include them in the payment CFDI, such as: 

a. Payment date: if the consideration was received by a check, the date in which such financial instrument was received must be recorded, regardless if the deposit is credited afterwards. 
b. Payment method 
c. Amount 
d. Currency and exchange rate in case of payments not made in Mexican currency. In case of payments different from cash, you should record:  
e. Transaction number: check number, authorization number, reference number, tracking code in case it is SPEI, registration code or any reference number or analog identification number that allows identification of the transaction that corresponds to the payment made. 
f. Issuing account’s data: RFC and name of the issuing entity of the source account, that is, operator, bank, financial institution, electronic wallet issuer, etc.; as well as account number. 
g. Beneficiary’s data: RFC and name of the issuing entity of the destination account, that is, operator, bank, financial institution, electronic wallet issuer, etc.; as well as account number. 
h. SPEI Data: In case it is interbank payment, the reference, certification and payment stamp must be included. 

IV. Consider the following cancellation rules:: 

1. Invoice CFDI: When there is at least one payment CFDI related, it cannot be cancelled and corrections must be carried out through Expenditures’ CFDI. 
2. Payment’s CFDI: 
a. When any data from the issuer or the recipient is incorrect, it may be cancelled provided it is substituted with another one with the correct data.  
b. If it shouldn’t had been issued because the consideration had been fully paid, upon cancellation of the same it must be substituted by another one for an amount of one peso. 

V. Define where to keep the record.  Our recommendation as experts in ERPs for more than 17 years, is that registration of information, timing and triad relation invoice CFDI - Payment – payment CFDI is made in such administrative system for a centralized control that facilitates possible auditing. However, it is also possible to keep such control in a satellite system within your current electronic invoicing system, provided there is a relation between the latter and your ERP, that allows your company to keep the traceable among the accounting documents and records to report to the authority through the mechanisms defined, such as electronic accounting or others that may exist in the future. 

The decision of keeping the records in ERP (which entails hiring advisors to modify it and include the new fields) or in asatellite system that entails at best, consulting for interphases that allow exchange of new data among systems) will depend on the conditions of each company as well as on a medium and long term cost benefit analysis. Seek advice from the experts or your trusted technological and tax advisor to look for the solution that best suits youand… enjoy the benefits of the Payment’s CFDI!!!