Por: Daniel Medina - QUADRUM
1. Antecedentes
De acuerdo con las disposiciones contenidas en la Resolución Miscelánea ‘’(RM) para 2015, publicada el 30 de diciembre de 2014 en el Diario Oficial de la Federación (DOF) y a la primera resolución de modificaciones a la RM Fiscal para 2015 publicada en el DOF el 03 de marzo de 2015, el plazo para enviar las pólizas contables inicia a partir del día 03 de septiembre de 2015 con información del mes de julio de 2015, para aquellos contribuyentes (personas físicas o morales) que en el año de 2013 tuvieron ingresos superiores a 4 millones de pesos. Recordemos que las personas morales deben de enviar de manera mensual su balanza de comprobación a más tardar en los primeros 3 días del segundo mes posterior, al mes que corresponde la información a enviar, por cada uno de los meses del ejercicio fiscal de que se trate y las personas físicas en los primeros 5 días del segundo mes posterior, al mes que corresponde la información a enviar.
2. Pólizas contables
De acuerdo al diccionario Kohler para contadores, se define a la póliza como ‘’la forma usada en un sistema de comprobantes a la cual se adjuntan facturas, recibos y otras evidencias de adeudos, mostrando la autorización para hacer el pago, los pormenores de la liquidación y otros detalles pertinentes’’.
Para efectos de la contabilidad electrónica las pólizas deben reunir los siguientes requisitos: ser analíticas; se deben efectuar a más tardar el último día natural del mes siguiente, a la fecha en que se realizó la actividad u operación; deben distinguir los folios fiscales de los comprobantes fiscales que soporten la operación, permitiendo identificar la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate, cuando no sea posible identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, la clave en el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza, conforme al Anexo 24, apartado E, esto es de mucha utilidad para generar las pólizas globales principalmente con los outsourcing o proveedores de servicios, nómina o facturación. (artículo 33 del reglamento del Código Fiscal de la Federación, reglas 2.8.1.17 fracción II, 2.8.1.4 fracción III de la RM para 2015). Es importante mencionar que las pólizas, deben contener el Número Único de Comprobante Fiscal, conocido como (UUID_CFDI) ya que en muchos casos solo se relaciona el XML de los CFDI, pero no necesariamente con el identificador único universal o universally unique identifier (UUID).
3. Supuestos para el envío
Las pólizas contables solo serán enviadas al Servicio de Administración Tributaria (SAT) en los siguientes tres supuestos:
- Cuando se solicite o tramite una devolución o compensación.
- Se ejerzan las facultades de comprobación .
- Cuando se solicite información de terceros relacionados con el contribuyente (compulsa), derivado de ejercicio de facultades de comprobación, en todos los casos las pólizas se deben de generar en el formato XML, cumpliendo con las especificaciones técnicas establecidas en el Anexo 24, inciso D, de la RM para 2015.
Cuando se compensen saldos a favor de periodos anteriores, además del archivo de las pólizas del periodo que se compensa, el SAT podrá solicitar se entreguen por única vez, el que corresponda al periodo en que se haya originado el saldo a favor a compensar, siempre que se trate de compensaciones de saldos a favor generados a partir de enero de 2015 o meses subsecuentes y hasta que se termine de compensar el saldo remanente correspondiente a dicho periodo o éste se solicite en devolución (regla I.2.8.1.8. de la séptima resolución de modificaciones a la RM 2014).
