Clave de productos y servicio: ¿Cómo la utilizo a mi favor?

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Por: Benito Barragán Rangel - CONTPAQi

En enero 1 de 2018, sin vuelta atrás, todos como contribuyentes, debemos estar utilizando la versión 3.3 del CFDI. Hay que recordar que para la nueva Factura Electrónica

se establecieron 23 catálogos, de los cuales 17 son nuevos; mas no todos son obligatorios, algunos son opcionales.

La finalidad de estos, consiste en unificar datos de los comprobantes digitales. Este artículo, dedicado al Catálogo del atributo de claves de productos y servicios (ClaveProdServ), propone varias recomendaciones a tomar en cuenta al utilizarlo; sobre todo en aspectos de razonabilidad al vender y comprar productos y servicios.

De inicio, dicho catálogo toma sus clasificaciones del Código Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas (UNSPSC, por sus siglas en inglés) y su clasificación consta de 4 niveles o segmentos y, conforme desciende de nivel, la clasificación va de lo general a lo particular.

Un aspecto a destacar, en la clasificación de la ONU como la del Servicio de Administración Tributaria (SAT), tiene un primer nivel que no depende de los dígitos si no de una clasificación previa, a la que llamaremos Nivel 0. De ahí, en adelante, tendremos para el nivel 1, los dos primeros dígitos; para el nivel 2, los 4 primeros dígitos y así sucesivamente.

Como se muestra en la siguiente tabla:

Nivel	Clasificación o Segmento	Ejemplo	Comentarios
0	Sin segmento	NA	Para el SAT, 22 clasificaciones Para la ONU,6 clasificiones
1	Dos primeros dígitos XX	15 Combustibles 41 Equipos de Laboratorio	55 clasificaciones
2	Cuatro Primeros Digitos XX-XX	1510 Combustibles 4111 Instrumentos de medida	422 clasificaciones
3	Seis Primeros Dígitos XX-XX-XX	151015 Combustibles Sólidos 411143 Instrumentos Hidrológicos	3824 clasificaciones/productos
4	Todos los Dígitos	15101506 Gasolina 41114302 Instrumentos de Acceso a pozos de agua	Más de 52 mil productos

Como información adicional en el catálogo del SAT ClaveProdServ, se incorpora una columna llamada Palabras similares con la intención de ayudar al usuario a encontrar claves de productos cuyo significado es común para México pero no en el ámbito mundial; o simplemente porque en México son palabras más fáciles de ubicar. De los 52, 208

productos y servicios, a 12, 195 se les agregó la categoría de Palabra similar. Respecto al término de razonabilidad: ¿por qué es importante entenderlo y, principalmente, familiarizarnos con este? Se refiere a que nuestras compras deben tener relación al producto y/o servicios que producimos y vendemos. Es decir, existe coherencia.

Ahora, ¿Por qué es de gran relevancia conocer el número de clasificaciones que tiene cada nivel de este Catálogo?

1. Analizar el comportamiento de compras y ventas con base a poco más de 52 mil clasificaciones de productos y servicios, como establece el cuarto nivel, resulta bastante complejo para el Contador y el empresario. Siendo prácticos, no se detendrían a realizar un estudio exhaustivo con base en el cuarto nivel; dada la complejidad, cantidad y dispersión de la información.

2. Si hiciéramos este estudio en el tercer nivel, tenemos 3, 824 clasificaciones (un 7% de los datos en comparación al cuarto nivel), y lo mejor de todo, ya es una información susceptible de analizar más a fondo.

3. Respecto al segundo nivel, donde tenemos 422 clasificaciones; podemos decir que la cantidad de clasificaciones es muy manejable para hacer un análisis rápido, sin perder mucho detalle. En este nivel, es fácil identificar las clasificaciones a usar en una empresa; de acuerdo con la venta y compra de sus productos y/o servicios. En este segmento te darás cuenta que cualquier empresa promedio no maneja más allá de un 25% de estas clasificaciones y con ello detectar posibles errores de razonabilidad de sus operaciones.

4. Finalmente, el primer nivel, el cual es muy genérico, permite conocer sin mucho esfuerzo, si, de acuerdo con el giro de la empresa, se están utilizando las clasificaciones correctas de los productos y/o servicios que vende, inclusive, los que compra a sus proveedores.

''Nuestras compras deben tener relación al producto y/o servicios que producimos y vendemos. Es decir, existe coherencia.''

Mi observación inicial, sobre el uso del Catálogo ClaveProdServ, tiene que ver con lo complejo, o incluso, la cantidad de trabajo adicional que puede generar, en una etapa inicial, por la cantidad de clasificaciones a saber. Espero que, con su uso frecuente y familiarización en toda su plenitud, no genere tantas complicaciones. Sobre todo, podrá contribuir de manera más eficaz en la razonabilidad del uso de claves a anotar en las facturas que se establecen en las facturas electrónicas de los productos y servicios que vende una empresa; así como las claves que nuestros proveedores también deben asignar en las facturas de los productos y servicios que les compramos. Todo a favor de los contribuyentes y su facturación, justificando de manera

 adecuada una posible revisión por parte de la autoridad, de ser el escenario.

Estimado usuario de la Nueva Factura: ¿quién prefieres que sea el primero en darle utilidad a esta información tan valiosa, tú como Contador o empresario, o el SAT?

En el siguiente articulo hablaré como puede ser susceptible de obtener razonabilidad de tus operaciones por medio de estos dígitos.

Products and servide code. How do I use it for my benefit?


By:Benito Barragán Rangel - CONTPAQi

On January 1st, 2018, and without turning back, all taxpayers must be using version 3.3 of the CFDI. We have to remember that for the new Electronic Invoice, 23 catalogues were established, among which, 17 are new; but not all of them are mandatory, some of them are optional. The purpose of these catalogues consists in unifying fata of the digital slips.

This article, dedicated to the Catalogue of the attribute of products and services codes (ProdServCode), proposes serval recommendations to be taken into consideration when using it; mainly in reasonability upon selling and purchasing products and services.

First of all, such catalogue takes its classifications from the Standard Code of Products and Services of the United Nations (UNSPSC) and its classifications consists of 4 levels or segments and as it descends, the classification goes from general to specific considerations.

An aspect to be emphasized, in the classification of the UN as that of the Tax Administration Service (SAT), has a first level that does not depend on the digits but on a prior classification, to which we will call Level 0. From then on, we will have for the Level 1, the first two digits, for the level 2, the first 4 digits and so on. As indicated in the following table:

Level	Segment	Example	Comments
0	Without segment	NA	For the SAT, 22 classifications For the UN, 6 classifications
1	Two first digits XX	15 Fuels 41 Laboratory Equipment	55 classifications
2	Four First Digits XX-XX	1510 Fuels 4111 Measurement Instrument	422 classifications
3	Six First Digits XX-XX-XX	151015 Solid Fuels 411143 Measurement Instruments	3824 cclassificatios/products
4	All Digits	15101506 Gasoline 41114302 Access Instruments to water wells	More than 52 thousand products

As additional information in the catalogue of the SAT ClaveProdServ, a column called “Similar Words” is incorporated, in order to help the user, find product codes, meaning of which is common for Mexico, but not worldwide; or simply because they are words easier to be located in Mexico. From the 52,208 products and services, the “Similar Word” category was added to 12,195. With respect to the reasonability term: why is it important to understand it and, most of all, to be familiar with it? This means that our purchases must be related to the product and/or service we produce and sell. In other words, there is consistency.

Now why is it relevant to know the number of classifications each level of this Catalogue has?

1.To analyze the behavior of purchases and sales based on a bit more of 52 thousand classifications of products and services, as set forth by the fourth level, it is quite complex for the Accountant and the businessman. On a practical note, they would not slow down to conduct a comprehensive study based on the fourth level; given the complexity, quantity and dispersion of information.

2. If we conducted this study in the third level, we have 3,824 classifications (7% of the data versus the fourth level) and, best of all, it already is information susceptible of being further analyzed.

3. With respect to the second level, where we have 422 classifications, we can say that the amount of classifications is very manageable to make a quick analysis, without losing many details. In this level, it is easy to identify the classifications to be used in a company; according to the sale and purchase of its products and/or services. In this segment, you will notice that any average company does not handle more than 25% of these classifications; and thus, detect potential reasonability mistakes of its operations.

4. Finally, the first level, which is very generic, enables one to understand without too much effort if, according to the line of business of the company, the correct classifications of the products and/or services it sells are being used, including those it purchases from its suppliers.

My initial observation, on the use of the ProdServCode, has to do with the use of codes to be entered in the invoices that are established in the electronic invoices of the products and services sold by a company; as well as the codes that our suppliers shall assign in the invoices of the products and services we purchase from the. Everything in benefit of the taxpayers and their invoicing, and, where appropriate, adequately justifying a potential review by the authority.

Dear user of the New Invoice: who do you prefer to be the first to use this very valuable information, you as Accountant or businessman, or the SAT? In the following article I will discuss how you may be susceptible of obtaining reasonability from your operations through these digits.