jueves, 21 de agosto de 2014

Verificaciones electrónicas
















El archivo electrónico del comprobante fiscal alimenta los registros contables de manera automática, en los rubros de ingresos percibidos, en inversiones y erogaciones, así como las retenciones y acreditamientos de impuestos realizados. Las facturas electrónicas reflejan la contabilidad de los contribuyentes.

Así como para los contribuyentes son un flujo de información para su contabilidad, para el SAT representan un medio que provee información automatizada acerca de las actividades del contribuyente y de los terceros con ellos relacionados. Una vez segmentado cada dato incluido en las facturas electrónicas, se nutren los procesos internos de la operación tributaria sustantivos, como la verificación y el control de obligaciones para identificar el cumplimiento correcto de las obligaciones fiscales, así como determinar, en su caso, los créditos fiscales de obligaciones omitidas.

Una ventaja que tienen las facturas electrónicas es que automatizan los procesos de control y verificación de obligaciones llevados a cabo por la administración tributaria. Cada uno de sus datos es importante para la auditoría y sirve a las áreas de cuenta tributaria y fiscalización; además, las facturas electrónicas generan seguridad jurídica a la economía formal al disminuir los riesgos por fraude y evasión fiscal por comprobantes apócrifos pues incorporan el firmado electrónico y los certificados de sello digital que expide el SAT.

La información registrada en una factura electrónica permite a la autoridad fiscal anticiparse y disponer de información proporcionada por el contribuyente antes de la realización de un acto de fiscalización, lo que ayuda a realizar un análisis de las operaciones del contribuyente y reduce el tiempo usado en las revisiones, además de identificar qué facturas son auténticas y cuáles amparan operaciones inexistentes, simuladas o ilícitas.

Los datos registrados en las facturas electrónicas se almacenan en la base de datos, con lo que se abren numerosas posibilidades para los procesos de auditoría y ayudan a que la explotación y revisión de la información proporcionada por los contribuyentes sea eficaz y correcta, pues permiten la identificación de las irregularidades dirigidas a la evasión o defraudación; también puede determinarse si el contribuyente ha cumplido, oportunamente, con sus obligaciones tributarias.

miércoles, 20 de agosto de 2014

Buzón Tributario

























El Buzón Tributario no es propiamente una etapa del ciclo del contribuyente, pero sí es el medio que permitirá la interacción del contribuyente con la administración tributaria en cada etapa del ciclo. El Buzón Tributario es prácticamente una nueva figura en el ámbito fiscal.

A partir de 2014 se establece, en las disposiciones fiscales, el Buzón Tributario, como un sistema de
comunicación electrónica ubicado en el Portal de internet del Servicio de Administración Tributaria. 

Es un servicio que iniciará su vigencia de manera gradual, a efecto de que el contribuyente se familiarice con su uso. Para las personas morales la obligación de utilizarlo inicia a partir del 20 de junio de 2014, y para personas físicas el 1 de enero de 2015.

El Buzón Tributario es un apartado postal electrónico a través del cual los contribuyentes pueden interactuar con la administración tributaria, al recibir y enviar información vinculada al cumplimiento de sus obligaciones fiscales. En este sentido, la comunicación se planea en dos vías, contribuyente emisor, autoridad receptora y autoridad emisor, contribuyente receptor, con reciprocidad, en un proceso de comunicación continuo.

Constituye un nuevo paso en la transformación tecnológica del Servicio de Administración Tributaria cuyo propósito es facilitar el cumplimiento espontáneo de las obligaciones fiscales, que reducirá los tiempos de respuesta de la autoridad respecto de los asuntos que el contribuyente gestiona. Así, la exposición de motivos de la Reforma Fiscal de 2014 resalta la importancia de migrar a esta nueva vía de comunicación interactiva y expone el efecto que tendrá su uso tanto para la administración tributaria como para el contribuyente.

“El proceso de notificación personal tiene un costo de 259 pesos por diligencia, con una eficiencia de 81%, y requiere de 5 a 30 días a partir de la generación del documento para concluir el proceso de notificación. Por ello, utilizar los medios electrónicos y digitales para los trámites permitirá disminuir, además de los tiempos y costos, los vicios de forma que actualmente existen, pues se realizarían de manera inmediata”.

El Buzón Tributario constituirá un único canal de comunicación en el que se podrá interactuar e intercambiar, en tiempo real, información, notificaciones, datos y toda clase de documentos con la autoridad fiscal, con el consecuente incremento de la eficacia en las gestiones, así como de ahorro de tiempo y dinero.

En el Buzón Tributario la autoridad fiscal realizará la notificación de cualquier acto o resolución administrativa que emita en documentos digitales, incluido cualquiera que pueda ser reclamado por el contribuyente, así como información de interés, consejos y
noticias que promuevan y faciliten el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Por su parte, los contribuyentes podrán enviar a la administración tributaria, en archivos digitales:

  • Promociones.
  • Solicitudes.
  • Avisos.
  • Atender requerimientos de la autoridad.
  • Además, realizar consultas sobre su situación fiscal.

Consecuentemente, y dado que se trata de la transmisión de archivos electrónicos, un requisito es que los documentos que soporten la gestión (solicitud, promoción o consulta), sean digitales.

Todo ciudadano al momento de inscribirse al Registro Federal de Contribuyentes tendrá asignado un Buzón Tributario, que residirá en el Portal de Internet del SAT, donde el contribuyente podrá consultar, revisar y verificar su información en cualquier día y a cualquier hora.

viernes, 15 de agosto de 2014

Contabilidad Electrónica
























Llevar contabilidad es la siguiente etapa del ciclo del contribuyente. No sólo es una obligación fiscal, sino además una práctica que resulta de gran utilidad al contribuyente para tomar decisiones respecto de su situación financiera. La contabilidad proporciona información acerca de la posición financiera de la empresa o del negocio de un contribuyente, como su grado de liquidez y la rentabilidad o utilidad que está generando.

Desde hace tiempo registrar la contabilidad es una obligación de carácter fiscal; su origen se remonta al Decreto del 30 de abril de 1959 en el que se establece la revisión, investigación y vigilancia el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes; entre ellas, la contabilidad.

El Decreto introduce la presentación y entrega a la autoridad hacendaria de los registros y asientos contables (dictamen) para efectos fiscales, con carácter obligatorio para contribuyentes con ingresos superiores a 10,000 millones de pesos y optativo para los demás casos. En este sentido, se autorizaba a los contadores públicos a formular dictámenes sobre los estados financieros de los contribuyentes y llevar el registro y control.

El contador público debía estar registrado ante las autoridades fiscales. Este registro lo obtenían únicamente las personas de nacionalidad mexicana con título de contador público registrado en la Secretaría de Educación Pública, que fuesen miembros de un colegio de contadores reconocido por esa Secretaría.

Cuando el contador público no cumplía con las disposiciones fiscales, la autoridad fiscal, previa audiencia, suspendía hasta por tres años su registro. Si reincidía, o si el contador participaba en la comisión de un delito de carácter fiscal, su registro se cancelaba definitivamente. En estos casos se daba inmediatamente aviso por escrito al colegio profesional y, en su caso, a la Federación de Colegios Profesionales.

La documentación contable y complementaria al dictamen, entregada originalmente en papel, fue sustituida por medios magnéticos a fines de la década de 1980; a partir de 2002 dicho soporte contable es enviado en línea a la administración tributaria.

El efecto que ha producido el uso de la tecnología en las relaciones comerciales y el intercambio de bienes y servicios han impuesto a las empresas mayores exigencias para aumentar sus niveles de servicios y la calidad de sus productos, así como para el manejo de sus recursos financieros y humanos, enfocados a posicionarse y sostenerse en el mercado comercial. Establecer mejores controles financieros que proporcionen una proyección de crecimiento en un mercado cada vez más competitivo se tradujo al uso de registros contables en medios electrónicos. 

Por lo que en cierta parte, la contabilidad electrónica nace de las propias necesidades del contribuyente, como solución para hacer eficiente su negocio y tomar decisiones financieras acertadas y oportunas.

Por otro lado, existe demanda para disponer de estrategias que proporcionen soluciones tecnológicas a los negocios, lo que propició el surgimiento de consorcios dedicados a la ingeniería de sistemas informáticos, que han desarrollado software, y programas para el registro de la contabilidad y la administración de los recursos financieros, tanto para empresas grandes como para pequeños emprendedores, situación que favoreció la regulación en las disposiciones fiscales sobre el uso de la contabilidad electrónica, al definir los parámetros y criterios tecnológicos para realizarla y el reconocimiento de los sistemas contables como elementos de prueba del cumplimiento de las obligaciones fiscales.

A través del tiempo, la normatividad fiscal ha reconocido el uso de los sistemas electrónicos como medios que facilitan el registro de los datos contables del contribuyente, pero al inicio de su regulación se establecía sólo como una opción para el contribuyente; sin embargo, a partir de 2014 se trata como una obligación registrar la información contable en medios electrónicos. Aunque una importante cantidad de contribuyentes llevan su contabilidad en sistemas y están familiarizados con el uso de la tecnología, para el ejercicio fiscal de 2014 la obligación se generaliza y se estipulan las formas, medios, estándares y requisitos tecnológicos para su realización y envío al SAT. Esta nueva disposición entrará en vigor de forma escalonada y por segmentos de contribuyentes.

Con la finalidad de homologar, definir criterios y la metodología para las revisiones de la administración tributaria, las disposiciones fiscales establecen cómo debe el contribuyente registrar su contabilidad. En el aspecto cualitativo se dice que la contabilidad debe ser analítica, por que debe distinguir cada operación o acto fiscal documentadamente. La forma como se registre la contabilidad debe favorecer los procesos de revisión y de auditoría, disminuir la carga exhaustiva en los procesos de revisión para dedicar tiempo a la identificación y correlación de los documentos que comprueban los gastos e ingresos que manifiesta el contribuyente en sus declaraciones. En la parte cuantitativa, las definiciones están en el sentido de las formas y medios de envío a la administración tributaria, que deben ser enviados en archivos electrónicos enviados de manera periódica a través del Portal de internet del SAT.

Los archivos electrónicos de la contabilidad del contribuyente deben permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria.

lunes, 11 de agosto de 2014

Ventajas de factura electrónica
























Las ventajas de las facturas electrónicas son muy valiosas tanto para los contribuyentes (emisor y receptor) como para la autoridad, las cuales pueden apreciarse en el siguiente cuadro:

Comprobante impreso
Procesos
Procesos ineficientes con actividades que no generan valor:

  • Revisión
  • Captura de documentos
  • Firmas de autorización
  • Personal adicional requerido
  • Procesos con carga administrativa adicional por certeza jurídica (validez de documentos).
  • Se requiere un paso previo para solicitar aprobación de folios al SAT.

Seguridad
  • Operaciones soportadas con facturas apócrifas. (deducciones soportadas con facturas apócrifas: 13,800 millones por los ejercicios fiscales 2006 y 2007)
  • Empresas dedicadas a la reproducción, falsificación y comercialización ilegal de facturas.
  • El cumplimiento de requisitos del comprobante quedaba bajo el ámbito de control del emisor y su capacidad o voluntad de entender y cumplir.

Cumplimiento
  • Dificultad para controlar y rastrear facturas.
  • Excesivos controles que recaen en los contribuyentes para disminuir la evasión y la defraudación fiscal.
  • La autoridad sólo cuenta con datos relativos a los folios aprobados.

Costos y ahorros
  • Costos asociados: papel especial (autocopiado), impresor autorizado, servicios de mensajería, mano de obra y espacios físicos asignados para su almacenamiento.
  • El costo unitario estimado por comprobante es de 12.50 dólares. (Costo unitario: costo de emisión más costo de distribución más costo de almacenamiento más costo de recepción y pago).
  • Excesivo consumo de papel (por cada millón de facturas impresas es necesario cortar entre 50 y 60 árboles).

Factura electrónica
Procesos
Procesos eficientes sin actividades adicionales:

  • Procesamiento automatizado de datos.
  • Sellado electrónico mediante sistemas que no requieren personal ni supervisión.
  • Posibilidad de comunicación entre sistemas de emisores y receptores.
  • Reducción de tiempos de procesos.
  • Procesos con certeza jurídica al utilizar mecanismos que permiten garantizar la validez, coherencia, no repudio y autenticidad de la información y sus fuentes.
  • No es necesario solicitar aprobación de folios.

Seguridad
  • Integridad y autenticidad de la información con el uso de certificados digitales, cifrado de información, timbres electrónicos.
  • Contribuye a la reducción de fraudes y desaparición del mercado ilegal.
  • El proceso de certificación considera el paso previo de validar los requisitos y estructura de la factura electrónica para certificar únicamente aquellas que cumplen con el estándar.

Cumplimiento 
  • Transparencia de las operaciones comerciales que da visibilidad a lo que se vende y compra.
  • Simplificación de las obligaciones fiscales.
  • Disponibilidad de la información completa de los comprobantes emitidos.

Costos y ahorros
  • Transparencia de las operaciones comerciales que da visibilidad a lo que se vende y compra.
  • Simplificación de las obligaciones fiscales.
  • Disponibilidad de la información completa de los comprobantes emitidos.


Proveedores de servicio de certificación de facturas electrónicas



























Los cambios en la forma de emitir comprobantes fiscales también afectaron a los proveedores de servicios de facturas; hoy, son proveedores de servicio de certificación de facturas electrónicas quienes ofrecen servicios completos e íntegros, acordes con los nuevos requerimientos tecnológicos del SAT. Se les atribuyó un mayor alcance para la prestación de sus servicios, a fin de completar el ciclo de emisión de comprobantes fiscales de sus clientes.

En 2014, los proveedores de facturas electrónicas ofrecen los servicios básicos siguientes:

• Validación de especificaciones técnicas y requisitos establecidos en las disposiciones fiscales.
• Asignación de folios.
• Incorporación del sello digital del SAT.

Además de ofrecer servicios complementarios o accesorios que faciliten la emisión de las facturas electrónicas, como puede ser la generación del archivo xml o el almacenamiento de los archivos electrónicos, entre otros.

Actualmente existen 77 empresas que son proveedores autorizados por el SAT. Estas empresas requieren acreditar y cumplir con los requisitos legales, además de permitir auditorías técnicas que garanticen la seguridad operativa y de infraestructura de la organización. Posteriormente, deben acreditar que cumplen con las obligaciones que les son aplicables. En materia de confidencialidad de la información están obligadas a garantizar la privacidad de los datos de las personas y su derecho a la autodeterminación informativa, por lo que también deben permitir la aplicación de evaluaciones de confiabilidad a su personal.

Los requisitos que debe acreditar una empresa para ser un proveedor de facturas electrónicas son los siguientes:
• Contar con un capital mínimo de 10 millones de pesos.
• Dar garantía para cubrir el pago de cualquier daño causado al fisco o a un tercero de 10 millones de pesos.
• Requisitos tecnológicos y de seguridad de la información.
• Aplicación gratuita para generar facturas electrónicas.
• Prestar el servicio de manera directa.
• En caso de prestar servicios complementarios a la autorización, precisar esa situación y señalar con transparencia y claridad a qué se refieren dichos servicios.
• Dictaminar sus estados financieros.

La figura de los proveedores reviste importancia porque facilita el proceso de emisión de facturas y acompaña al contribuyente en el cumplimiento de sus obligaciones, además de solucionar problemas de infraestructura y de carácter tecnológico que se susciten en la operación.