lunes, 20 de octubre de 2014

Contabilidad electrónica: Servicios PAC

Por: Jesús M. Pastrán - ATEB

































A pocos meses de la entrada en operación del envío de la contabilidad electrónica, aún existen en el ambiente algunas dudas o interpretaciones sobre lo que se debe hacer para cumplir. En varios foros en los que hemos participado, persiste la idea de que deben realizarse cambios importantes en la contabilidad para poder crear los archivos requeridos por la autoridad tributaria. No es correcta esa percepción, debido a que la directriz que ha marcado el SAT en todos los foros es que se trata de un reporte adicional a los que se generan hoy SIN CAMBIAR la forma de llevar la contabilidad en la empresa.

En ese sentido, los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) contamos con los equipos técnicos requeridos para llevar a cabo las diferentes fases de implementación de la contabilidad electrónica, sin que obligadamente se tenga que actualizar el sistema contable.

Como primera fase, los PAC de AMEXIPAC contamos con todo el antecedente de las definiciones llevadas a cabo por la autoridad al ser un interlocutor que ha colaborado en la elaboración de los estándares, desde los esquemas utilizados en los XML, como en la conformación del catálogo de cuentas.

Eso nos permite entender el trabajo a realizar, que se pueden resumir en los siguientes pasos:

1.
Definir la correlación del catálogo de cuentas del contribuyente con el catálogo de cuentas agrupador del SAT. Esto se realiza una vez y se vuelve a revisar cuando se generan nuevas cuentas en la contabilidad del cliente. Somos expertos en llevar a cabo este tipo de referencias cruzadas debido a que hemos realizado esta actividad durante muchos años algenerar millones de comprobantes fiscales como facturas, recibos de nómina, cartas porte, entre muchos otros.

2.
Llevar a cabo la extracción de información del ERP o tomar la misma de los reportes o interfaces actuales. Del mismo modo, tenemos la experiencia de extracción y capacidad de integrar nuestras soluciones con varios sistemas de facturación y ahora estamos haciéndolo con sistemas contables.

3.
Realizar la conversión del formato del contribuyente al formato requerido por el SAT. Esto es algo natural para todos los PAC que hemos adquirido experiencia al generar miles y miles de interfaces de conversión para generar un solo formato estándar que es el CFDI, nuestra capacidad está ampliamente demostrada. Más aún, nuestra capacidad de enviar y recibir Comprobantes Fiscales Digitales de forma automática nos ha llevado en la mayoría de los casos a realizar inclusive las pólizas contables que se generan tanto en las cuentas por pagar y cuentas por cobrar, nóminas o pagos permitiendo el registro automático de los UUID, montos y RFC de cada movimiento. En varios casos se realiza la programación de reglas de negocio para realizar la búsqueda y conciliación de los CFDI por medio de los folios internos de los documentos, el número de proveedor, los montos y fechas, en fin, somos capaces de generar los archivos complementando la información faltante de pagos o movimientos. En el caso de que el sistema contable pueda generar una parte de la información, tenemos la habilidad de rellenar los “espacios en blanco” que dejan estos sistemas.

Con respecto a la facilidad de timbrar la contabilidad electrónica, hemos trabajado con el SAT para definir los esquemas que permitan el dar certeza a los contribuyentes y a la autoridad al evitar la repudiación de generación por parte del contribuyente y la repudiación de recepción de parte de la autoridad, además de permitir la entrega automática a través del PAC, con la ventaja de que el contribuyente cumpla la obligación al momento de timbrar los archivos, sin tener que lidiar con una entrega manual a través de un portal. Adicionalmente, al timbrar el documento, se evita el tener que entregar la FIEL a un colaborador, o peor aún, obligar al representante legal que tiene el resguardo de la firma electrónica de la empresa a esperar a que se lleve a cabo la transmisión de los archivos.

Por último y más importante, entendemos lo que se requiere para crear, asegurar, validar, transmitir y acusar de recibido un documento fiscal, ya que hemos realizado miles de millones de estos con una velocidad adecuada, dando opciones a cada contribuyente dependiendo de sus necesidades.

Los PAC de la asociación nos visualizamos como un tercero confiable que sirve de catalizador en la implementación de las iniciativas de la autoridad, al entender las necesidades del contribuyente y de la autoridad, explicando a ambos actores cuales son los retos en la implementación de las iniciativas, los beneficios y los tiempos, así como la factibilidad de las mismas.

Nuestra recomendación es habilitar el proceso a la brevedad y no dejar pasar mas tiempo y comenzar con la implementación de la contabilidad electrónica para estar listos antes del final del año, que es cuando se aumenta la carga de trabajo de los departamentos contables de los contribuyentes debido a los cierres anuales.

viernes, 17 de octubre de 2014

Presentación de contabilidad en medios electrónicos

Por: Francisco Macías Valadez
























Para la contabilidad organizada resulta uno de los temas más relevantes el de la presentación de la Contabilidad Electrónica.

Para 2014 con la entrada en vigor de la Reforma Fiscal se modificaron estos preceptos, con el fin de definir condiciones para que los contribuyentes cumplan con elementos mínimos y características específicas y uniformes, además de que la autoridad fiscal cuente con una contabilidad estructurada y así eliminar cargas administrativas al contribuyente.

1. Contabilidad en sistemas electrónicos

a. La contabilidad deberá llevarse en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contenga lo siguiente:

• Catálogo de cuentas
Deberá ser entregado a la autoridad con el código agrupador de cuentas del SAT, a más tardar en el mes de enero de 2015 para personas morales y 27 de febrero de 2015 para personas físicas.

• Balanza de comprobación
Deberá incluir los saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales, de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden.

Las personas morales deberán presentar en el mes de enero de 2015, las correspondi entes a los meses de julio a diciembre de 2014, al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel.

La balanza de comprobación al cierre del ejercicio 2014, las personas morales deberán presentarla a más tardar el 20 de abril de 2015.

Se entenderá como balanza de comprobación, aquella que se determine de acuerdo con el marco contable que aplique ordinariamente el contribuyente en la preparación de su información financiera, entre otras, las Normas de Información Financiera (NIF), las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS), los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Estados Unidos (USGAAP).

• Información de las pólizas generadas
Esta información deberá incluir el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación; asimismo, debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero, deberá incluirse el RFC de éste, conforme al anexo 24, apartado D. En caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar, relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.

b. Documentación e información que integran la contabilidad y forma de presentar los asientos y registros contables.

Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad estarán a lo siguiente:

• Los papeles de trabajo
Relativos al cálculo de la deducción de inversiones, relacionándola con la documentación comprobatoria que permita identificar la fecha de adquisición del bien, su descripción, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual, son parte de la contabilidad.

• El registro
De los asientos contables establecido se podrá efectuar dentro del mes siguiente a la fecha en que se realicen las actividades respectivas.

• La forma de pago
En caso de no contar con la información que permita identificar el medio de pago, se podrá incorporar en los registros, la expresión “NA”.

2. Devoluciones y compensaciones de impuestos y las facultades de comprobación del SAT

Las solicitudes o trámites de devoluciones y compensaciones de impuestos y cuando las autoridades ejerzan sus facultades de comprobación, solicitarán la información contable de las pólizas sólo y respecto de la información generada a partir del periodo o ejercicio 2015.

Comentarios
Esta forma de reportar al SAT representa un reto para las empresas por lo que resulta indispensable tener la información y documentación electrónica en tiempo y forma; además, de la participación de los contadores y de las empresas autorizadas por el SAT para verificar y emitir comprobantes fiscales por los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC), como coadyuvantes en su cumplimiento.

martes, 14 de octubre de 2014

Novedades PAC: Actualidad operativa, novedades tecnológicas

Por: Greg Werner - REACHCORE






















Los Prestadores Autorizados de Certificación (PAC) del SAT recientemente tuvieron que renovar su certificación con nuevas reglas definidas por el SAT. Éstas fueron diseñadas para reducir riesgos para el contribuyente.

Dentro de las nuevas reglas que publicó el SAT se incluyeron requisitos para que el PAC contara con una fianza de 10 millones de pesos y que el capital social fuera de 10 millones de pesos. La evidencia de que el PAC cumple con estos nuevos requisitos se tuvo que haber mandado entre el 1ro de agosto y el 31 de agosto del 2014, y en el caso de los PACs que cumplieron con estos requisitos, el SAT otorgó una notificación de renovación hasta diciembre del 2016.

Es importante que los contribuyentes acudan con su PAC o con los PACs con el cual trabaja su integrador para validar que el PAC cumple con la renovación vigente. Para aquellos PACs que no pudieron cumplir con su renovación con los nuevos requisitos publicados por el SAT durante el mes de agosto, tendrán hasta finales del año para renovar su certificación pero no tendrán la opción de renovar su certificación con la opción ‘exprés’, es decir, tendrán que renovar su certificación como si fueran un PAC nuevo del mercado.

Aprovechen esta solicitud sobre la renovación de la certificación para también obtener información sobre qué servicios de valor agregado ofrece el PAC. Muchos tenemos servicios que van más allá del Timbre Fiscal Digital para simplificar la operación de su negocio y para reducir gastos de operación.

No solamente estará cumpliendo cabalmente con los requisitos del SAT sino también estará implementando mejores prácticas para que sea más competitivo en su mercado.


Contabilidad Electrónica para empresas

Por: SAT








































¿Cómo funciona la contabilidad electrónica?

1. Catálogo de cuentas
No todas las empresas son iguales, por eso deben de dar a conocer al SAT qué registros contables tienen. Primero, entregarán su catálogo de cuentas para conocer qué campos de información contable llenan cotidianamente para que el SAT pueda verificar su información adecuadamente.

Entrega: Una sola ocasión en el primer envío de información y cada vez que se modifique.

2. Balanza de comprobación
Una vez que entregas tu catálogo de cuentas, cada mes las empresas deben de dar a conocer los saldos de sus registros contables.

Entrega: Una vez cada mes.

3. Información de pólizas
En caso de que el SAT necesite ejercer sus facultades de comprobación con una empresa, le solicitará el envío electrónico de sus pólizas. Esto sucede cuando se necesita verificar la información contable, cuando se soliciten devoluciones o compensaciones de los saldos a favor de los impuestos, por ejemplo.

Entrega: Anteriormente, esta información se solicitaba en papel, y se tenían que entregar documentos - físicos de toda la contabilidad de una empresa. Ahora, todo será más fácil y más rápido, ya que se podrá entregar por internet en un solo archivo XML.

¿Cómo se entrega la contabilidad electrónica?
Es muy sencillo, todo será por internet a través del Buzón Tributario en el Portal de internet del SAT.

En un primer envío debes entregar el catálogo de cuentas. De manera mensual, la balanza de comprobación.

La contabilidad electrónica te permite:
  • Estar al corriente ante la autoridad fiscal.
  • Menos revisiones presenciales de la autoridad.
  • Mantener tus cuentas con una mejor administración.
  • Dejar de acumular tu información contable en archivos de papel de alto costo de producción y mantenimiento.
Con la contabilidad electrónica, tu cumples más fácil, y más rápido.

jueves, 9 de octubre de 2014

Contabilidad en la nube: ¿Quién administra mi información?

Por: Jorge Lopéz Chapa - AMEXIPAC



El cumplimiento de las nuevas normativas del SAT representa actualmente un reto, tanto para los contribuyentes como para los Proveedores Autorizados de Certificación, dada la evolución de la tributación digital en México, y los cambios que de ella se derivan en la Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014.

Es importante recordar que para que el SAT otorgue una certificación de PAC, es necesario cumplir con estrictos requisitos en materia de infraestructura tecnológica, mientras se garantiza la integridad, confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información - para la tranquilidad de todos sus usuarios - así como su disponibilidad ante un requerimiento de la autoridad.

La figura del PAC como vehículo para facilitar el cumplimiento fiscal es estratégica para las empresas y contribuyentes en general, ya que a través de sus servicios generan, validan y entregan en tiempo y forma su documentos fiscales a la autoridad hacendaria, y ahora algunos de estos proveedores complementarán su portafolio de productos y servicios con la generación de la contabilidad electrónica de acuerdo a la nueva normativa del SAT publicada en julio del presente año, para lo cual, éstos proveerán las soluciones de tecnología que convierten a formato XML (Extensible Markup Language) la información del catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y los datos de las pólizas generadas, para su entrega mensual al SAT a través del Buzón Tributario, cumpliendo lo establecido en dicha normativa. 

Dependiendo del tipo de servicio, algunos PACs también ofrecerán el resguardo de la información contable hasta por un año, conforme a la duración de un ejercicio fiscal completo, o incluso más.

El nivel de sensibilidad de la información contenida en la contabilidad electrónica es crítico, dada su naturaleza, pues refleja a detalle las operaciones, movimientos y finanzas de las personas morales y físicas, por lo que éstos deben considerar seriamente algunas cuestiones fundamentales antes de decidir por cuál medio cumplirán esta obligación, e implementar los cambios necesarios en sus sistemas contables.

A partir de enero 2015, más de 5 millones de contribuyentes tendrán que definir la manera de convertir una gran cantidad de documentos e información contable al formato XML y entregarla
electrónicamente al SAT de forma mensual (entre los días 25 y 27 de cada mes, personas morales y físicas respectivamente) y, dado que es de observancia obligatoria, existe el riesgo de que el contribuyente no lo suba a tiempo, que la información no venga agrupada correctamente y que no sea
aceptada y reconocida como válida. Sin embargo, si el mismo PAC entrega esta información al SAT, además de garantizar la adecuada generación de los XMLs, obtiene por parte de este último un acuse de recibo, y eso es suficiente para que se considere cumplida la obligación por parte del contribuyente. 

Si bien esto último no está estipulado en la ley, en AMEXIPAC lo vemos indispensable y buscamos
convertirlo en realidad para crear un beneficio tangible par nuestros clientes.

Los PACs que conformamos AMEXIPAC estamos en condiciones de ofrecer servicios altamente confiables, con el respaldo de infraestructura tecnológica y una operación con altos estándares de calidad, que satisfacen incluso los requisitos del mercado bancario para el tratamiento de datos, de tal forma que algunos proveedores de certificación están dispuestos a ser auditados por sus propios clientes, para así comprobar su fiabilidad y generar la confianza necesaria para establecer una relación contractual.

La información contable de su empresa debe ser tratada y administrada para su entrega al SAT por expertos que le garanticen, entre otras cosas, el cumplimiento de las normativas fiscales, pero sobretodo, su tranquilidad.

martes, 7 de octubre de 2014

Contabilidad Digital VS. Contabilidad Tradicional

Por: CARVAJAL


La contabilidad no es cosa del pasado, sólo tenemos una contabilidad mejorada.

Durante los procesos de evolución siempre existe cierta resistencia al cambio y la evolución de la contabilidad en papel a la electrónica no es la excepción.El objetivo de la contabilidad de concentrar la información de ingresos y egresos a fin de ayudar en la administración del negocio y a tomar buenas decisiones no ha cambiado.

En México la declaración de la contabilidad para pagar o para resultar exentos del pago de impuestos es una obligación fiscal.

Tenemos que asumir que la contabilidad electrónica sólo es el resultado del proceso evolutivo, de mejora y progreso de la contabilidad convencional y que la forma de llevar esta no aumenta la obligación de “declarar ante hacienda” y mucho menos, repercute de forma negativa en el pago de impuestos. Lo que estamos haciendo es mejorar la forma de concentrar, registrar, ordenar y conservar la información sin perder el objetivo primordial de sustentar nuestro crecimiento financiero, tomar decisiones oportunas y por supuesto, de cumplir con la ley en la forma de hacer nuestra declaración de impuestos.

En México, como en otros países desarrollados, la contabilidad electrónica ha contribuido a la administración de los recursos de las empresas y a la formalidad de la actividad económica beneficiando -ante todo- a las personas involucradas y sujetas del proceso contable.

¿Por qué hablamos de la evolución de la contabilidad?
Hasta enero de 2014, todavía muchas personas morales, personas morales con fines no lucrativos y personas físicas iniciaban el “proceso contable convencional” con la emisión de un comprobante fiscal (recibo de honorarios, recibo de ingresos o factura) con validez oficial del SAT, junto con el registro de los gastos efectuados para su operación (pago a proveedores, servicios, nómina, bonos, aguinaldos). Esto se hacía de manera manual, incluía ecuaciones realizadas con calculadora sobre las famosas hojas verdes para registrar la información en libros que aún hoy, por ley muchos conservan en espacios físicos de su negocio para tener un orden y consultarlos en caso necesario.

Los contadores, en muchos casos despachos dedicados, responsables de llevar la contabilidad incluían en sus servicios profesionales toda la papelería, carpetas, archiveros, copias y hasta el almacenamiento necesario para que el contribuyente solamente tuviera y presentara su declaración de impuestos con la seguridad de que su información estaría resguardada y que no sería alterada. Las personas, negocios y empresas realizaban tickets, notas, facturas o recibos de honorarios a mano o impresos para comprobar y cobrar conservando una copia en sus registros contables.

A partir de 2014, tras diez años de avances en el diseño de plataformas tecnológicas, formatos y procesos para que todos los contribuyentes puedan emitir comprobantes fiscales digitales a través del uso de sistemas y medios provistos por los PACs - Proveedores Autorizados de Certificación de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet, existen también muchos programas gratuitos y/o comerciales accesibles para realizar la contabilidad electrónica con beneficios que marcan la evolución de la contabilidad tradicional ya que además facilitan los procesos administrativos y de negocio.

Entre las ventajas de la evolución a contabilidad electrónica destacan la concentración, resguardo y disponibilidad inmediata de toda la información contable por medio de sistemas electrónicos en una PC-Servidor o Nube independiente de la facilidad para facturar y conciliar la contabilidad mensual.

La contabilidad electrónica fortalece el proceso contable y ayuda a los contribuyentes a estar al día con las regulaciones fiscales además de resguardar y tener disponible el 100 por ciento de su información.

jueves, 21 de agosto de 2014

Verificaciones electrónicas
















El archivo electrónico del comprobante fiscal alimenta los registros contables de manera automática, en los rubros de ingresos percibidos, en inversiones y erogaciones, así como las retenciones y acreditamientos de impuestos realizados. Las facturas electrónicas reflejan la contabilidad de los contribuyentes.

Así como para los contribuyentes son un flujo de información para su contabilidad, para el SAT representan un medio que provee información automatizada acerca de las actividades del contribuyente y de los terceros con ellos relacionados. Una vez segmentado cada dato incluido en las facturas electrónicas, se nutren los procesos internos de la operación tributaria sustantivos, como la verificación y el control de obligaciones para identificar el cumplimiento correcto de las obligaciones fiscales, así como determinar, en su caso, los créditos fiscales de obligaciones omitidas.

Una ventaja que tienen las facturas electrónicas es que automatizan los procesos de control y verificación de obligaciones llevados a cabo por la administración tributaria. Cada uno de sus datos es importante para la auditoría y sirve a las áreas de cuenta tributaria y fiscalización; además, las facturas electrónicas generan seguridad jurídica a la economía formal al disminuir los riesgos por fraude y evasión fiscal por comprobantes apócrifos pues incorporan el firmado electrónico y los certificados de sello digital que expide el SAT.

La información registrada en una factura electrónica permite a la autoridad fiscal anticiparse y disponer de información proporcionada por el contribuyente antes de la realización de un acto de fiscalización, lo que ayuda a realizar un análisis de las operaciones del contribuyente y reduce el tiempo usado en las revisiones, además de identificar qué facturas son auténticas y cuáles amparan operaciones inexistentes, simuladas o ilícitas.

Los datos registrados en las facturas electrónicas se almacenan en la base de datos, con lo que se abren numerosas posibilidades para los procesos de auditoría y ayudan a que la explotación y revisión de la información proporcionada por los contribuyentes sea eficaz y correcta, pues permiten la identificación de las irregularidades dirigidas a la evasión o defraudación; también puede determinarse si el contribuyente ha cumplido, oportunamente, con sus obligaciones tributarias.

miércoles, 20 de agosto de 2014

Buzón Tributario

























El Buzón Tributario no es propiamente una etapa del ciclo del contribuyente, pero sí es el medio que permitirá la interacción del contribuyente con la administración tributaria en cada etapa del ciclo. El Buzón Tributario es prácticamente una nueva figura en el ámbito fiscal.

A partir de 2014 se establece, en las disposiciones fiscales, el Buzón Tributario, como un sistema de
comunicación electrónica ubicado en el Portal de internet del Servicio de Administración Tributaria. 

Es un servicio que iniciará su vigencia de manera gradual, a efecto de que el contribuyente se familiarice con su uso. Para las personas morales la obligación de utilizarlo inicia a partir del 20 de junio de 2014, y para personas físicas el 1 de enero de 2015.

El Buzón Tributario es un apartado postal electrónico a través del cual los contribuyentes pueden interactuar con la administración tributaria, al recibir y enviar información vinculada al cumplimiento de sus obligaciones fiscales. En este sentido, la comunicación se planea en dos vías, contribuyente emisor, autoridad receptora y autoridad emisor, contribuyente receptor, con reciprocidad, en un proceso de comunicación continuo.

Constituye un nuevo paso en la transformación tecnológica del Servicio de Administración Tributaria cuyo propósito es facilitar el cumplimiento espontáneo de las obligaciones fiscales, que reducirá los tiempos de respuesta de la autoridad respecto de los asuntos que el contribuyente gestiona. Así, la exposición de motivos de la Reforma Fiscal de 2014 resalta la importancia de migrar a esta nueva vía de comunicación interactiva y expone el efecto que tendrá su uso tanto para la administración tributaria como para el contribuyente.

“El proceso de notificación personal tiene un costo de 259 pesos por diligencia, con una eficiencia de 81%, y requiere de 5 a 30 días a partir de la generación del documento para concluir el proceso de notificación. Por ello, utilizar los medios electrónicos y digitales para los trámites permitirá disminuir, además de los tiempos y costos, los vicios de forma que actualmente existen, pues se realizarían de manera inmediata”.

El Buzón Tributario constituirá un único canal de comunicación en el que se podrá interactuar e intercambiar, en tiempo real, información, notificaciones, datos y toda clase de documentos con la autoridad fiscal, con el consecuente incremento de la eficacia en las gestiones, así como de ahorro de tiempo y dinero.

En el Buzón Tributario la autoridad fiscal realizará la notificación de cualquier acto o resolución administrativa que emita en documentos digitales, incluido cualquiera que pueda ser reclamado por el contribuyente, así como información de interés, consejos y
noticias que promuevan y faciliten el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Por su parte, los contribuyentes podrán enviar a la administración tributaria, en archivos digitales:

  • Promociones.
  • Solicitudes.
  • Avisos.
  • Atender requerimientos de la autoridad.
  • Además, realizar consultas sobre su situación fiscal.

Consecuentemente, y dado que se trata de la transmisión de archivos electrónicos, un requisito es que los documentos que soporten la gestión (solicitud, promoción o consulta), sean digitales.

Todo ciudadano al momento de inscribirse al Registro Federal de Contribuyentes tendrá asignado un Buzón Tributario, que residirá en el Portal de Internet del SAT, donde el contribuyente podrá consultar, revisar y verificar su información en cualquier día y a cualquier hora.

viernes, 15 de agosto de 2014

Contabilidad Electrónica
























Llevar contabilidad es la siguiente etapa del ciclo del contribuyente. No sólo es una obligación fiscal, sino además una práctica que resulta de gran utilidad al contribuyente para tomar decisiones respecto de su situación financiera. La contabilidad proporciona información acerca de la posición financiera de la empresa o del negocio de un contribuyente, como su grado de liquidez y la rentabilidad o utilidad que está generando.

Desde hace tiempo registrar la contabilidad es una obligación de carácter fiscal; su origen se remonta al Decreto del 30 de abril de 1959 en el que se establece la revisión, investigación y vigilancia el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes; entre ellas, la contabilidad.

El Decreto introduce la presentación y entrega a la autoridad hacendaria de los registros y asientos contables (dictamen) para efectos fiscales, con carácter obligatorio para contribuyentes con ingresos superiores a 10,000 millones de pesos y optativo para los demás casos. En este sentido, se autorizaba a los contadores públicos a formular dictámenes sobre los estados financieros de los contribuyentes y llevar el registro y control.

El contador público debía estar registrado ante las autoridades fiscales. Este registro lo obtenían únicamente las personas de nacionalidad mexicana con título de contador público registrado en la Secretaría de Educación Pública, que fuesen miembros de un colegio de contadores reconocido por esa Secretaría.

Cuando el contador público no cumplía con las disposiciones fiscales, la autoridad fiscal, previa audiencia, suspendía hasta por tres años su registro. Si reincidía, o si el contador participaba en la comisión de un delito de carácter fiscal, su registro se cancelaba definitivamente. En estos casos se daba inmediatamente aviso por escrito al colegio profesional y, en su caso, a la Federación de Colegios Profesionales.

La documentación contable y complementaria al dictamen, entregada originalmente en papel, fue sustituida por medios magnéticos a fines de la década de 1980; a partir de 2002 dicho soporte contable es enviado en línea a la administración tributaria.

El efecto que ha producido el uso de la tecnología en las relaciones comerciales y el intercambio de bienes y servicios han impuesto a las empresas mayores exigencias para aumentar sus niveles de servicios y la calidad de sus productos, así como para el manejo de sus recursos financieros y humanos, enfocados a posicionarse y sostenerse en el mercado comercial. Establecer mejores controles financieros que proporcionen una proyección de crecimiento en un mercado cada vez más competitivo se tradujo al uso de registros contables en medios electrónicos. 

Por lo que en cierta parte, la contabilidad electrónica nace de las propias necesidades del contribuyente, como solución para hacer eficiente su negocio y tomar decisiones financieras acertadas y oportunas.

Por otro lado, existe demanda para disponer de estrategias que proporcionen soluciones tecnológicas a los negocios, lo que propició el surgimiento de consorcios dedicados a la ingeniería de sistemas informáticos, que han desarrollado software, y programas para el registro de la contabilidad y la administración de los recursos financieros, tanto para empresas grandes como para pequeños emprendedores, situación que favoreció la regulación en las disposiciones fiscales sobre el uso de la contabilidad electrónica, al definir los parámetros y criterios tecnológicos para realizarla y el reconocimiento de los sistemas contables como elementos de prueba del cumplimiento de las obligaciones fiscales.

A través del tiempo, la normatividad fiscal ha reconocido el uso de los sistemas electrónicos como medios que facilitan el registro de los datos contables del contribuyente, pero al inicio de su regulación se establecía sólo como una opción para el contribuyente; sin embargo, a partir de 2014 se trata como una obligación registrar la información contable en medios electrónicos. Aunque una importante cantidad de contribuyentes llevan su contabilidad en sistemas y están familiarizados con el uso de la tecnología, para el ejercicio fiscal de 2014 la obligación se generaliza y se estipulan las formas, medios, estándares y requisitos tecnológicos para su realización y envío al SAT. Esta nueva disposición entrará en vigor de forma escalonada y por segmentos de contribuyentes.

Con la finalidad de homologar, definir criterios y la metodología para las revisiones de la administración tributaria, las disposiciones fiscales establecen cómo debe el contribuyente registrar su contabilidad. En el aspecto cualitativo se dice que la contabilidad debe ser analítica, por que debe distinguir cada operación o acto fiscal documentadamente. La forma como se registre la contabilidad debe favorecer los procesos de revisión y de auditoría, disminuir la carga exhaustiva en los procesos de revisión para dedicar tiempo a la identificación y correlación de los documentos que comprueban los gastos e ingresos que manifiesta el contribuyente en sus declaraciones. En la parte cuantitativa, las definiciones están en el sentido de las formas y medios de envío a la administración tributaria, que deben ser enviados en archivos electrónicos enviados de manera periódica a través del Portal de internet del SAT.

Los archivos electrónicos de la contabilidad del contribuyente deben permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria.

lunes, 11 de agosto de 2014

Ventajas de factura electrónica
























Las ventajas de las facturas electrónicas son muy valiosas tanto para los contribuyentes (emisor y receptor) como para la autoridad, las cuales pueden apreciarse en el siguiente cuadro:

Comprobante impreso
Procesos
Procesos ineficientes con actividades que no generan valor:

  • Revisión
  • Captura de documentos
  • Firmas de autorización
  • Personal adicional requerido
  • Procesos con carga administrativa adicional por certeza jurídica (validez de documentos).
  • Se requiere un paso previo para solicitar aprobación de folios al SAT.

Seguridad
  • Operaciones soportadas con facturas apócrifas. (deducciones soportadas con facturas apócrifas: 13,800 millones por los ejercicios fiscales 2006 y 2007)
  • Empresas dedicadas a la reproducción, falsificación y comercialización ilegal de facturas.
  • El cumplimiento de requisitos del comprobante quedaba bajo el ámbito de control del emisor y su capacidad o voluntad de entender y cumplir.

Cumplimiento
  • Dificultad para controlar y rastrear facturas.
  • Excesivos controles que recaen en los contribuyentes para disminuir la evasión y la defraudación fiscal.
  • La autoridad sólo cuenta con datos relativos a los folios aprobados.

Costos y ahorros
  • Costos asociados: papel especial (autocopiado), impresor autorizado, servicios de mensajería, mano de obra y espacios físicos asignados para su almacenamiento.
  • El costo unitario estimado por comprobante es de 12.50 dólares. (Costo unitario: costo de emisión más costo de distribución más costo de almacenamiento más costo de recepción y pago).
  • Excesivo consumo de papel (por cada millón de facturas impresas es necesario cortar entre 50 y 60 árboles).

Factura electrónica
Procesos
Procesos eficientes sin actividades adicionales:

  • Procesamiento automatizado de datos.
  • Sellado electrónico mediante sistemas que no requieren personal ni supervisión.
  • Posibilidad de comunicación entre sistemas de emisores y receptores.
  • Reducción de tiempos de procesos.
  • Procesos con certeza jurídica al utilizar mecanismos que permiten garantizar la validez, coherencia, no repudio y autenticidad de la información y sus fuentes.
  • No es necesario solicitar aprobación de folios.

Seguridad
  • Integridad y autenticidad de la información con el uso de certificados digitales, cifrado de información, timbres electrónicos.
  • Contribuye a la reducción de fraudes y desaparición del mercado ilegal.
  • El proceso de certificación considera el paso previo de validar los requisitos y estructura de la factura electrónica para certificar únicamente aquellas que cumplen con el estándar.

Cumplimiento 
  • Transparencia de las operaciones comerciales que da visibilidad a lo que se vende y compra.
  • Simplificación de las obligaciones fiscales.
  • Disponibilidad de la información completa de los comprobantes emitidos.

Costos y ahorros
  • Transparencia de las operaciones comerciales que da visibilidad a lo que se vende y compra.
  • Simplificación de las obligaciones fiscales.
  • Disponibilidad de la información completa de los comprobantes emitidos.


Proveedores de servicio de certificación de facturas electrónicas



























Los cambios en la forma de emitir comprobantes fiscales también afectaron a los proveedores de servicios de facturas; hoy, son proveedores de servicio de certificación de facturas electrónicas quienes ofrecen servicios completos e íntegros, acordes con los nuevos requerimientos tecnológicos del SAT. Se les atribuyó un mayor alcance para la prestación de sus servicios, a fin de completar el ciclo de emisión de comprobantes fiscales de sus clientes.

En 2014, los proveedores de facturas electrónicas ofrecen los servicios básicos siguientes:

• Validación de especificaciones técnicas y requisitos establecidos en las disposiciones fiscales.
• Asignación de folios.
• Incorporación del sello digital del SAT.

Además de ofrecer servicios complementarios o accesorios que faciliten la emisión de las facturas electrónicas, como puede ser la generación del archivo xml o el almacenamiento de los archivos electrónicos, entre otros.

Actualmente existen 77 empresas que son proveedores autorizados por el SAT. Estas empresas requieren acreditar y cumplir con los requisitos legales, además de permitir auditorías técnicas que garanticen la seguridad operativa y de infraestructura de la organización. Posteriormente, deben acreditar que cumplen con las obligaciones que les son aplicables. En materia de confidencialidad de la información están obligadas a garantizar la privacidad de los datos de las personas y su derecho a la autodeterminación informativa, por lo que también deben permitir la aplicación de evaluaciones de confiabilidad a su personal.

Los requisitos que debe acreditar una empresa para ser un proveedor de facturas electrónicas son los siguientes:
• Contar con un capital mínimo de 10 millones de pesos.
• Dar garantía para cubrir el pago de cualquier daño causado al fisco o a un tercero de 10 millones de pesos.
• Requisitos tecnológicos y de seguridad de la información.
• Aplicación gratuita para generar facturas electrónicas.
• Prestar el servicio de manera directa.
• En caso de prestar servicios complementarios a la autorización, precisar esa situación y señalar con transparencia y claridad a qué se refieren dichos servicios.
• Dictaminar sus estados financieros.

La figura de los proveedores reviste importancia porque facilita el proceso de emisión de facturas y acompaña al contribuyente en el cumplimiento de sus obligaciones, además de solucionar problemas de infraestructura y de carácter tecnológico que se susciten en la operación.

viernes, 23 de mayo de 2014

Factura electrónica: Una década y siete años atrás...

Por: Mauricio Reyes - EDIFACT



























Todo comienza en 1997, cuando un grupo de empresarios de la iniciativa privada y representantes de casi todos los sectores y algunos especialistas tecnólogos se reunieron con un fin común, poder lograr el intercambio, resguardo y gestión de sus facturas bajo el estándar EDI, estos pioneros se esforzaron por siete largos años mejorando su modelo al que se auto denominó como el "Comité de Factura Electrónica". 

Su esfuerzo logró poner las reglas para el intercambio de información común con las órdenes de compra y sobre todo el contenido de la información de las facturas.

Fue entonces cuando todo ese esfuerzo no se concretó al reconocer que dicho intercambio de información de aquellos estándares de un modelo primitivo de factura electrónica no contaba con un valor fiscal, comercial y por si fuera poco tampoco legal.

Por todo lo anterior, la idea y la necesidad llegó hasta la cámara de senadores, la cámara de diputados, la secretaría de economía y el servicio de administración tributaria SAT,
quienes con la finalidad de que la factura electrónica fuera aceptada y reconocida como válida y legal, reformaron las leyes, normas y reglamentos correspondientes.

Es así que el 31 de Mayo del 2004, es publicado en el DOF la iniciativa de gobierno para una nueva era en materia de comprobación, bajo un solo objetivo: convertirla en fiscal y digital a través de la Factura Electrónica.

Es entonces cuando se publica oficialmente en la primera resolución de modificaciones a la resolución de la miscelánea fiscal RMISC 2004 y la RMISC 2005, cuyo mandamiento establece las reglas para su implementación y operación y especialmente su regulación electrónica.

Parece que fue ayer 2004 pero la factura electrónica llego para quedarse, el tiempo fue testigo de una década que comenzó con un modelo estructurado pero débil como para que fuese adoptado en sus primeros años como obligatorio a los contribuyentes.

Hay que reconocer aquellas empresas que en colaboración con el SAT, hicieron un gran esfuerzo para que a través de las Addendas pudieran comercialmente hacer "obligatoria" la implementación del comprobante fiscal digital CFD.

Es preciso recordar que desde ese tiempo la factura electrónica fue opcional tanto para personas físicas como personas morales, bajo el esquema de emitir comprobantes por sus propios medios.

Durante esta fase de adopción los contribuyentes tuvieron la oportunidad de ajustar sus sistemas informáticos de manera pasiva durante varios años, hasta que las autoridades comenzaran por convertirla en obligatoria para finales del 2010 para las personas morales.

El primer esquema técnicamente conocido desde el 2004 fue el CFD (Comprobante Fiscal Digital) cuyos elementos fundamentales incluían la serie, el folio, el número de serie del certificado, cadena original, sello digital y de manera impresa la leyenda que indicaba un comprobante fiscal digital, así como el número de aprobación de las series y los folios.

El verdadero reto fue para los pioneros de la industria de factura electrónica, al tratar por todos los medios posibles de transmitir y justificar los beneficios de la factura electrónica como la agilidad de la operación, el incremento de la productividad, la seguridad del intercambio electrónico, la reducción de los costos administrativos, etc. y sobre todo el más difícil convencer al contribuyente en dejar atrás la convencional factura en papel.

Teniendo claro los contribuyentes, del alcance de su implementación, otras tareas ejecutadas en el proceso de migración fueron los grandes esfuerzos de las empresas en alinear su información fiscal, del emisor, del receptor, de sus productos, de sus servicios y la adaptación del modelo a sus sistemas internos y a sus procesos.

Entre los años 2004 y 2010 los proveedores de factura electrónica estuvieron pendientes de cualquier ajuste al esquema CFD promulgado por el servicio de administración tributaria SAT, dado que los ajustes surgieron con la finalidad de robustecer el modelo. Un ejemplo de esto sería el ajuste de la versión CFD 2.0 a 2.2 por mencionar alguno.

Una serie de factores adversos al modelo CFD comenzaron a surgir, entre los que destaca la entrega del reporte mensual, cuyo contenido y estructura se convertía de algo obligatorio en opcional. Su complejidad de operación para muchos contribuyentes fue tal, que los rezagos en su entrega al SAT dieron lugar a que en la práctica comenzara a omitirse parcial e incluso totalmente su envío.

Tal vez podría ser una de las causas que dio origen a otro nuevo modelo de operación de la factura electrónica en el 2011, dado que dichas entregas ya no permitían al SAT identificar, recaudar y fiscalizar las operaciones derivadas de la factura electrónica.

El 3 de Septiembre del 2010 el servicio de administración tributaria SAT publica el comunicado de prensa 123/2010 donde establece la puesta en marcha de la factura electrónica a partir del 1 de Enero del 2011, mencionando los nuevos mecanismos que supone de un esquema opcional a un uso generalizado aplicando reglas sobre los ingresos acumulables.

El martes 14 de septiembre del 2010, en la primera resolución de modificaciones para la Resolución Miscelánea Fiscal de 2010 en su anexo 1-A y 20 se ratifica oficialmente el nuevo modelo de factura electrónica CFDI, cuyas características adoptaran los contribuyentes cuando estos la emitan y se envíen los CFDI a un proveedor de
autorizado de certificación de CFDI, para su validación, asignación de folio e incorporación del sello digital del SAT cumpliendo con las especificaciones técnicas del estándar del
comprobante fiscal digital por internet CFDI según el anexo 20.

Para tal efecto el SAT crea la figura del proveedor autorizado de certificación quienes deberán cumplir con requisitos técnicos, fiscales y legales para obtener su autorización y atender a los contribuyentes, como un proveedor auxiliar a nombre del SAT.

En resumen, se ha cumplido una década sobre la adopción de la factura electrónica en México, el pasado 1 de abril del 2014 se podrá considerar ya como una fecha histórica, cuando el SAT deroga por completo la emisión CFD y en definitiva los comprobantes
en papel, ratificando que el único esquema valido de comprobación fiscal es la Factura Electrónica (CFDI).

El 31 de mayo 2014, se cumplen diez años y hoy México es 100% digital en materia de comprobación fiscal. Hoy todos aquellos que fuimos parte de aquel primer comité de factura electrónica en 1997 podemos estar satisfechos al saber que no solo el modelo de factura electrónica CFDI es robusto, si no también hoy es referencia para Europa y América Latina.