Mejores prácticas en la industria de la factura electrónica


Por: Gerardo Ruíz Rocha - INTERFACTURA

Ante la obligatoriedad del uso de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet, resultado de las recientes reformas fiscales, la preocupación de los contribuyentes por dar cabal cumplimiento a sus obligaciones fiscales y la necesidad de las autoridades fiscales de detectar prácticas de evasión e identificar delitos como la falsificación de comprobantes fiscales, se ha vuelto una necesidad imperiosa conocer las mejores prácticas en la implementación y uso del CFDI, como medio de comprobación de la actividad fiscal.


En este orden de ideas, analizaremos 3 mejores prácticas que servirán de base para la toma de decisiones en relación a la emisión de sus documentos fiscales de forma electrónica.


1. Conozca a su proveedor autorizado de certificación de CFDI (PAC), ahora conocidos como auxiliares de facturación
Si bien es cierto, actualmente existen numerosas opciones de PAC con los que un contribuyente puede contratar diversos servicios, entre ellos los de emisión, recepción y/o timbrado de CFDI; sin embargo, se debe buscar a aquel Proveedor que cumpla con las expectativas de servicio del contribuyente, y le brinde la seguridad de una atención continua.

Así como existen múltiples opciones de PAC, existen numerosas maneras para que los contribuyentes lleguen a ellos, ya sea de manera directa o indirecta, mediante distribuidores, terceros, y otras figuras.

Cuando se llega a los Proveedores de Certificación de manera indirecta, es decir, a través de un intermediario, es muy factible que el contribuyente desconozca quién finalmente le proporciona el servicio.

Por lo anterior, es importante que el contribuyente, de manera expresa, manifieste su conocimiento y autorización para que el PAC de su elección sea quien le entregue a la autoridad fiscal la copia de sus comprobantes fiscales.

Es importante destacar que, para que un Proveedor de Certificación pueda obtener y continuar con su certificación, debe cumplir con requisitos y obligaciones plasmados dentro de la Resolución Miscelánea para 2014, la cual exige al Proveedor mantener una relación directa con los contribuyentes.

Para brindar un sustento de lo anterior, cito textualmente lo contenido en la regla I.2.7.2.5., en su fracción II: “II. Deberán prestar de forma directa el servicio autorizado y para ello solicitarán a los contribuyentes que les proporcionen el escrito a que se refiere el segundo párrafo de la regla I.2.7.2.7., por ende, no podrán proporcionar dicho servicio por conducto de un tercero que opere en calidad de socio comercial, distribuidor o cualquier otra figura análoga.”


La luz ambar se enciende al conocer que, por ley, debe existir un contrato entre el PAC y el cliente, es decir, se debió firmar un contrato en algún punto del tiempo, con lo que se garantiza que existe conocimiento de los derechos y obligaciones de ambas partes. Sin embargo, existen numerosos casos en que los emisores no conocen la identidad de quien timbra sus comprobantes fiscales.

Entre los diferentes tipos de proveedores de factura electrónica, se encuentran empresas que desarrollan sistemas ERPs, que ofrecen como parte de sus módulos el servicio de facturación electrónica, aún y cuando el timbrado lo hacen uno o varios terceros.
Con esto, el usuario final no tiene la total transparencia de quién está timbrando sus comprobantes fiscales, por lo que se encuentra ante un grave riesgo.

Usted se preguntará, ¿cuáles serían las posibles consecuencias de contratar un ERP que sin ser PAC ofrece facturación con un tercero, sin que sea transparente para el usuario la identidad de quien timbra sus comprobantes?

La respuesta es sencilla. Existe el riesgo de que sea una empresa que no cumpla con los estándares mínimos de seguridad para manejar datos tan confidenciales como su Certificado de Sello Digital, o incluso su FIEL, y en el peor de los escenarios, desapareciera del mercado dejando en estado de indefensión al contribuyente. Si este Proveedor hubiese cometido errores en el timbrado o en la generación de CFDIs (timbrado en destiempo, incumplimiento de estándares tecnológicos, omisión de verificación de vigencia del Certificado de Sello Digital, entre otros), y en el supuesto de que el emisor se encontrara en auditoría fiscal y en ésta se detectaran imprecisiones tecnológicas en los comprobantes fiscales, ¿quién sería el responsable ante la autoridad hacendaria? Recordemos que el ERP no es un proveedor autorizado ante el SAT, por lo que en automático se deslinda de la responsabilidad.

Conocer bien su PAC es la primera mejor práctica que le alejará de muchos problemas fiscales.


2. Evitar conflictos de intereses
Con frecuencia las compañías de consultoría, que también ofrecen auditorías, hacen un doble papel de juez y parte; auditan a sus propios clientes, y recomiendan (o en ocasiones exigen) cambios estructurales, qué herramientas de tecnología usar, y hasta con qué PAC deberían de realizar su facturación, ya que es un sistema con el cual ya están familiarizados y en ocasiones facilita su trabajo.

El papel de un auditor se centra en actividades más o menos comunes, pero que mayormente se pueden englobar en dos conceptos: por una parte está la auditoría externa, que contempla la revisión de los estados financieros de la compañía, realizado (de acuerdo con ciertas normas) por un profesional certificado e independiente, con el fin de expresar o emitir una opinión sobre los mismos.

Por otra parte, está la auditoría interna, que consiste en la revisión de las tareas contables, financieras y de cualquier otro tipo, realizado por un servicio de auditoría independiente, pero dentro de la organización de la empresa, para ayudar a cumplir con los controles establecidos.

Un auditor que recomienda el uso de un determinado PAC, está actuando como juez y parte. Por ejemplo, imagine que un juez es quien dará seguimiento al caso de una persona de su propia familia, y dictará una sentencia, ¿Cuál cree usted que sería su veredicto? Este ejercicio es inaceptable, ya que existiría un conflicto de intereses.

Contemplando nuevamente al escenario de que se presentara un error en la emisión de CFDIs por parte un PAC recomendado por su auditor, ¿quién respondería ante las autoridades hacendarias? La respuesta vuelve a ser sencilla: usted.

Esto nos remite a la primera mejor práctica, conozca a su PAC, ya que éste Proveedor será el encargado de validar por usted que sus comprobantes cumplan con los requisitos solicitados por la autoridad fiscal, validar que su Certificado de sello digital esté vigente, y validar que el comprobante cumpla con las especificaciones técnicas del Anexo 20, por lo que ningún intermediario debe intervenir en esta relación. El único que debe de decidir de acuerdo a su análisis de conveniencia, costo, confiablidad, eficiencia, prestigio y demás variables, es usted, porque al final del camino, el único responsable ante la autoridad fiscal es el contribuyente.


3. Maneje con cuidado su Firma Electrónica Avanzada (FIEL)
En lo que respecta a la FIEL y el CSD, considero importante aclarar la diferencia entre ambas. La Firma Electrónica Avanzada es la representación electrónica de una firma autógrafa para trámites puramente fiscales. El Certificado de Sello Digital es como la FIEL, pero su función es únicamente útil para la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet (CFDIs).
El manejo de la FIEL es profundamente crítico y confidencial, puesto que es la forma en la que el SAT comprueba la identidad de los contribuyentes, incluso, entregarle esta llave a un tercero es como entregarle un cheque en blanco firmado, dándole numerosas opciones de uso.
¿Qué sucedería si alguien llegara a hacer mal uso de una FIEL ajena?
Dado el caso, el dueño podría encontrarse inmerso en una serie de problemáticas fiscales, como por ejemplo, que su FIEL sea usada para emitir facturas a su nombre sin su autorización, para actos ilícitos; las sanciones podrían ser diversas, en conjunto con los problemas fiscales que se deriven de ello, siendo el único afectado el dueño de la FIEL.
El Certificado de Sello Digital, es el único archivo que la mayoría de los Proveedores Autorizados de certificación solicitan al contribuyente para emitir sus CFDIs, aunque debido a una facilidad en la ley existen otros que solicitan la FIEL. Ante esa circunstancia, habrá que poner especial atención en la reputación y confiabilidad en el manejo de su información por parte de ese Proveedor, ya que pueden caer en manos de un tercero sin ninguna certificación datos tan confidenciales que pueden poner en riesgo el patrimonio de su compañía.
La recomendación sería cambiarse con un PAC y solo usar el CSD, para evitar malos manejos.
El trámite del CSD es rápido, es vía electrónica y no es necesario acudir personalmente al SAT; toma un par de minutos y aumenta la seguridad en la emisión de factura electrónica.

La cuidadosa gestión de estos dos archivos es una mejor práctica que previene fraudes fiscales. Conocer y practicar estos 3 consejos es el principio de una sana relación con el SAT, y al hacerlo, usted encontrará de mucho valor el cambio de su comprobación fiscal al formato 100% digital.