Contabilidad electrónica: Servicios PAC

Por: Jesús M. Pastrán - ATEB



A pocos meses de la entrada en operación del envío de la contabilidad electrónica, aún existen en el ambiente algunas dudas o interpretaciones sobre lo que se debe hacer para cumplir. En varios foros en los que hemos participado, persiste la idea de que deben realizarse cambios importantes en la contabilidad para poder crear los archivos requeridos por la autoridad tributaria. No es correcta esa percepción, debido a que la directriz que ha marcado el SAT en todos los foros es que se trata de un reporte adicional a los que se generan hoy SIN CAMBIAR la forma de llevar la contabilidad en la empresa.

En ese sentido, los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) contamos con los equipos técnicos requeridos para llevar a cabo las diferentes fases de implementación de la contabilidad electrónica, sin que obligadamente se tenga que actualizar el sistema contable.

Como primera fase, los PAC de AMEXIPAC contamos con todo el antecedente de las definiciones llevadas a cabo por la autoridad al ser un interlocutor que ha colaborado en la elaboración de los estándares, desde los esquemas utilizados en los XML, como en la conformación del catálogo de cuentas.

Eso nos permite entender el trabajo a realizar, que se pueden resumir en los siguientes pasos:

1. Definir la correlación del catálogo de cuentas del contribuyente con el catálogo de cuentas agrupador del SAT. Esto se realiza una vez y se vuelve a revisar cuando se generan nuevas cuentas en la contabilidad del cliente. Somos expertos en llevar a cabo este tipo de referencias cruzadas debido a que hemos realizado esta actividad durante muchos años algenerar millones de comprobantes fiscales como facturas, recibos de nómina, cartas porte, entre muchos otros.
2. Llevar a cabo la extracción de información del ERP o tomar la misma de los reportes o interfaces actuales. Del mismo modo, tenemos la experiencia de extracción y capacidad de integrar nuestras soluciones con varios sistemas de facturación y ahora estamos haciéndolo con sistemas contables.
3. Realizar la conversión del formato del contribuyente al formato requerido por el SAT. Esto es algo natural para todos los PAC que hemos adquirido experiencia al generar miles y miles de interfaces de conversión para generar un solo formato estándar que es el CFDI, nuestra capacidad está ampliamente demostrada. Más aún, nuestra capacidad de enviar y recibir Comprobantes Fiscales Digitales de forma automática nos ha llevado en la mayoría de los casos a realizar inclusive las pólizas contables que se generan tanto en las cuentas por pagar y cuentas por cobrar, nóminas o pagos permitiendo el registro automático de los UUID, montos y RFC de cada movimiento. En varios casos se realiza la programación de reglas de negocio para realizar la búsqueda y conciliación de los CFDI por medio de los folios internos de los documentos, el número de proveedor, los montos y fechas, en fin, somos capaces de generar los archivos complementando la información faltante de pagos o movimientos. En el caso de que el sistema contable pueda generar una parte de la información, tenemos la habilidad de rellenar los “espacios en blanco” que dejan estos sistemas.

Con respecto a la facilidad de timbrar la contabilidad electrónica, hemos trabajado con el SAT para definir los esquemas que permitan el dar certeza a los contribuyentes y a la autoridad al evitar la repudiación de generación por parte del contribuyente y la repudiación de recepción de parte de la autoridad, además de permitir la entrega automática a través del PAC, con la ventaja de que el contribuyente cumpla la obligación al momento de timbrar los archivos, sin tener que lidiar con una entrega manual a través de un portal. Adicionalmente, al timbrar el documento, se evita el tener que entregar la FIEL a un colaborador, o peor aún, obligar al representante legal que tiene el resguardo de la firma electrónica de la empresa a esperar a que se lleve a cabo la transmisión de los archivos.

Por último y más importante, entendemos lo que se requiere para crear, asegurar, validar, transmitir y acusar de recibido un documento fiscal, ya que hemos realizado miles de millones de estos con una velocidad adecuada, dando opciones a cada contribuyente dependiendo de sus necesidades.

Los PAC de la asociación nos visualizamos como un tercero confiable que sirve de catalizador en la implementación de las iniciativas de la autoridad, al entender las necesidades del contribuyente y de la autoridad, explicando a ambos actores cuales son los retos en la implementación de las iniciativas, los beneficios y los tiempos, así como la factibilidad de las mismas.
Nuestra recomendación es habilitar el proceso a la brevedad y no dejar pasar mas tiempo y comenzar con la implementación de la contabilidad electrónica para estar listos antes del final del año, que es cuando se aumenta la carga de trabajo de los departamentos contables de los contribuyentes debido a los cierres anuales.