Presentación de contabilidad en medios electrónicos


Por: Francisco Macías Valadez



Para la contabilidad organizada resulta uno de los temas más relevantes el de la presentación de la Contabilidad Electrónica.


Para 2014 con la entrada en vigor de la Reforma Fiscal se modificaron estos preceptos, con el fin de definir condiciones para que los contribuyentes cumplan con elementos mínimos y características específicas y uniformes, además de que la autoridad fiscal cuente con una contabilidad estructurada y así eliminar cargas administrativas al contribuyente.


1. Contabilidad en sistemas electrónicos 
La contabilidad deberá llevarse en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contenga lo siguiente:
  • Catálogo de cuentas
  • Deberá ser entregado a la autoridad con el código agrupador de cuentas del SAT, a más tardar en el mes de enero de 2015 para personas morales y 27 de febrero de 2015 para personas físicas. 
  • Balanza de comprobación
  • Deberá incluir los saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales, de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden.
    Las personas morales deberán presentar en el mes de enero de 2015, las correspondi entes a los meses de julio a diciembre de 2014, al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel.
    La balanza de comprobación al cierre del ejercicio 2014, las personas morales deberán presentarla a más tardar el 20 de abril de 2015.
    Se entenderá como balanza de comprobación, aquella que se determine de acuerdo con el marco contable que aplique ordinariamente el contribuyente en la preparación de su información financiera, entre otras, las Normas de Información Financiera (NIF), las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS), los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Estados Unidos (USGAAP).
  • Información de las pólizas generadas 
  • Esta información deberá incluir el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación; asimismo, debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero, deberá incluirse el RFC de éste, conforme al anexo 24, apartado D. En caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar, relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza. Documentación e información que integran la contabilidad y forma de presentar los asientos y registros contables.
    Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad estarán a lo siguiente:
  • Los papeles de trabajo
  • Relativos al cálculo de la deducción de inversiones, relacionándola con la documentación comprobatoria que permita identificar la fecha de adquisición del bien, su descripción, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual, son parte de la contabilidad. 
  • El registro
  • De los asientos contables establecido se podrá efectuar dentro del mes siguiente a la fecha en que se realicen las actividades respectivas.
  • La forma de pago
  • En caso de no contar con la información que permita identificar el medio de pago, se podrá incorporar en los registros, la expresión “NA”.
2. Devoluciones y compensaciones de impuestos y las facultades de comprobación del SAT 

Las solicitudes o trámites de devoluciones y compensaciones de impuestos y cuando las autoridades ejerzan sus facultades de comprobación, solicitarán la información contable de las pólizas sólo y respecto de la información generada a partir del periodo o ejercicio 2015. 
  • Comentarios
  • Esta forma de reportar al SAT representa un reto para las empresas por lo que resulta indispensable tener la información y documentación electrónica en tiempo y forma; además, de la participación de los contadores y de las empresas autorizadas por el SAT para verificar y emitir comprobantes fiscales por los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC), como coadyuvantes en su cumplimiento.