Mejores prácticas en addendas comerciales


Por: Jesús Pastrán - ATEB



Son cada vez más las empresas que están solicitando la entrega electrónica de facturas de parte de proveedores con el objetivo de integrar estos documentos a su sistema de cuentas por pagar de forma automática, utilizando para ello la facilidad de la ADDENDA incluida en los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).


¿Qué es una addenda?
Una addenda es un espacio que sirve para insertar en un documento fiscal los datos comerciales adicionales (no fiscales) que son requeridos por el receptor y se debe utilizar únicamente para comunicar cualquier dato que sea de utilidad entre emisor – receptor, pueden ser datos comerciales por la venta de productos y/o servicios, datos de percepciones/deducciones, archivos de soporte para procesos (PDF, Excel, Imágenes), información de localidades, entre otros. Esta información no se copia al SAT, solo se usa entre emisor-receptor.

Las principales características de una addenda son:
Es información adicional que no forma parte de la Cadena Original de la Factura Electrónica por lo tanto no se vincula al sello fiscal. Esto permite, en algunos casos, el reproceso de un mismo documento que hubiera contenido un error en la addenda, sin necesidad de cancelar el documento fiscal. 


En caso de utilizar XML como formato para manejar la addenda, es indispensable que esté definido por un esquema .XSD publicado en Internet. 

La define normalmente el receptor del documento fiscal para el caso de facturas, ya que serán sus sistemas los que la procesen. En el caso de recibos de nómina, se define por el patrón para poner datos adicionales utilizados en la relación con el trabajador, pero que no son fiscales. 

La Addenda es un nodo dentro del esquema (XSD) definido por el SAT en su Anexo 20 que permite el ingreso de información no fiscal al Comprobante Fiscal Digital.

Para que un proyecto de recepción de facturas sea exitoso, se deben cumplir con las siguientes prácticas que hemos recabado durante estos 10 años de factura electrónica, los cuales cuando no se llevan a cabo provocan retrasos y fricciones entre clientes-proveedores-implementadores.

  1. Documentación con los requerimientos para la creación de la addenda (Guía de implementación), que especifique de forma clara y concisa lo que se requiere en cada campo, si es un catálogo los valores permitidos, la longitud de los campos y el tipo de dato, con ejemplos de llenado en cada campo.
  2. El esquema de la addenda (.xsd): El esquema de acuerdo con el anexo 20 implica que si el contribuyente desea utilizar XML, podrá definir su nuevo namespace dentro del propio nodo de la Addenda publicando la ruta del esquema XSD para validación como se especifica en los estándares del consorcio W3. Esto permite validar en línea al momento de emitir/recibir el comprobante, el formato de la adenda y los tipos de campo usados, así como poner restricciones en valores o máscaras, con lo cual la factura se recibe con información “limpia”. Esto permite la validación en el origen para que el documento cumpla con la estructura esperada en la recepción.
  3. Ejemplos de cada tipo de transacción esperada por el receptor, con datos y estructura del XML completo, para facilitar la implementación en TODOS los proveedores, no únicamente en aquellos que tienen contratado el servicio de emisión con el PAC implantador del proyecto.
  4. Se deben evitar, dentro de lo posible, la duplicidad de campos que ya están definidos en los nodos fiscales, a menos que se tengan restricciones del sistema de gestión del receptor para manejar los datos de la misma forma que el SAT, como por ejemplo, el redondeo de cantidades, o el número de folio interno del proveedor, o el manejo de decimales en las cifras.
  5. Se deben especificar de forma explícita los métodos de comunicación y entrega disponibles para los proveedores, con los datos requeridos para la configuración de los protocolos o servicios Web a utilizar. En caso de que se decida usar el correo electrónico como medio de entrega, tener cuidado con los aspectos de SPAM, Antivirus, espacio del buzón, cambios en el formato del XML realizado por el servidor de correo, cambio de personal, entre otros. Si se define el uso de un portal, proporcionar las direcciones, usuarios y contraseñas requeridas para pruebas y producción.
  6. En caso de requerir un proceso de certificación para poder enviar facturas electrónicas, marcar las diferentes etapas, así como los requisitos para poder cumplir con cada una de ellas, mencionando los entregables esperados y los contactos en caso de dudas por parte de los proveedores.
  7. Al momento de implementar una addenda, se asume muchas veces de forma errónea que los proveedores conocen a la perfección el modelo de gestión usado por el receptor, o que las personas que toman la primera capacitación sobre el proceso se mantendrán por siempre en el puesto, lo cual evidentemente es incorrecto. Por lo anterior, es muy importante para evitar gastar tiempo adicional de proveedores, clientes e implementadores de soluciones de factura, el poner a disposición de los interesados una serie de preguntas frecuentes, las cuales se pueden armar al principio del proceso de implementación, e irse mejorando al paso del tiempo, siempre con el objetivo de reducir la repetición de preguntas y respuestas de una comunidad.
  8. De forma similar, para evitar llamadas repetitivas, es importante identificar los errores frecuentes en el flujo de información con los proveedores y clientes, para detectar rápidamente los mismos y no retrasar el flujo de documentos en operación.
Hemos vivido la mayoría de implementadores la frustración de recibir mensajes crípticos o de plano el silencio de algunos receptores, lo cual solo sirve para exasperar a los proveedores y generar fricciones innecesarias en el proceso.

Como conclusión, al hacer uso de estas prácticas se acelera la integración de proveedores, se reduce el tiempo invertido en los procesos de certificación y en la operación, se evitan problemas de pago o desabasto al no procesar los pagos, se eliminan la mayoría de las dudas en el proceso y se da con habilidad a un proyecto.